Archimag a fait un dossier “Fraude documentaire : prévenir et guérir” dans lequel Grégory Moire, dirigeant associé de Syleg, intervient pour parler de “la facture électronique : une obligation à l’horizon 2026.
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Pour lire notre article (qui apparaît page 33 du numéro 347 d’Archimag) c’est juste en dessous :
Passez à la facture électronique, on vous dit tout !
Le compte à rebours pour la mise en œuvre de la loi de finances 2020 et particulièrement de l’article 153 sur la facturation électronique a commencé. Toutes les entreprises françaises seront dans l’obligation d’émettre leurs factures en format électronique à plus ou moins courte échéance : 2026 pour les grandes entreprises, 2028 pour les ETI, les PME et TPE. Par ailleurs, toutes les entreprises devront être aptes à recevoir des factures électroniques à partir de 2026. Comment réussir cette transition vers le 100 % digital ? Grégory Moire, dirigeant de l’entreprise Syleg, spécialisée dans le conseil et l’intégration de solutions de dématérialisation, livre les informations nécessaires afin de franchir le cap en toute confiance.
La dématérialisation des factures, quel intérêt ?
La dématérialisation et la gestion électronique des factures est synonyme de nombreux avantages pour les entreprises :
- Fluidification et accélération de leur traitement
- Réduction des délais de paiement fournisseurs
- Économie de 70 % des coûts liés à leur traitement (impression, envoi, comptabilisation, etc.).
Les tâches chronophages et sans valeur ajoutée sont ainsi supprimées, le travail des collaborateurs valorisé, et la compétitivité des structures renforcée.
Mais la gestion des factures électroniques n’impacte pas que l’organisation interne des entreprises. En effet, elle a pour objectif principal d’améliorer la communication de ces dernières avec l’État, et de lutter contre les fraudes à la TVA (qui représentent aujourd’hui environ 15 milliards d’euros !) en améliorant les modalités de contrôle étatiques.
Dans ce cadre, la DGFIP a recommandé au gouvernement un modèle de facturation électronique. C’est-à-dire que les entreprises peuvent échanger des factures directement entre elles en passant par des prestataires d’émission et de réception certifiés. En parallèle, les données de facturation, les statuts de paiements et des données complémentaires devront être envoyées à une plateforme étatique, vraisemblablement une version améliorée de Chorus Pro.
EDI, CII, UBL, FACTURE X : tout est une question de format
Les factures en format papier ou PDF simple (ou standard) seront bientôt de l’histoire ancienne ! Elles laisseront place uniquement aux documents structurés, qui se présentent sous différents formats : l’EDI (Échange de données informatisées), le CII, l’UBL existant aujourd’hui et un nouveau format, la facture X, constitué de l’image de la facture et d’un fichier structuré au format XML qui reprend les données de celle-ci et permet d’être directement intégrée dans le système d’information.
Ce nouveau formalisme est en cours de validation par l’État afin d’aboutir à un format uniforme qui devrait être adopté fin 2021.
Les avantages de la Factur X
Avec la Factur X, plus de perte de temps liée à la recherche des factures sur les portails de chacun des fournisseurs (3 min par facture en moyenne), et plus besoin de numériser ni de passer par des logiciels de LAD/OCR obligeant des actions de vidéocodage chronophages. Ainsi, les factures seront directement envoyées au client par le biais des plateformes certifiées et intégrées dans leur système d’information.
Pour assurer et optimiser la gestion des factures, des logiciels de type “Purchase to Pay” proposés par Syleg assurent la réception des factures en automatisant leurs traitements, quels que soient leurs formats (EDI, UBL, CII, Facture X).
Passant par des tiers certifiés[1], les factures sont assurées d’être conformes fiscalement, avant d’être diffusées au client, intégrées dans leur système d’information interne d’une part et dans le portail étatique de l’autre. Le statut des factures et les informations de paiement sont automatiquement mis à jour dans le portail étatique. En effet, cela permettra, a terme, de pré-remplir la déclaration de TVA, de contrôler les délais de paiements.
« Il est crucial que les entreprises pensent rapidement à s’équiper de logiciels spécialisés dans la gestion dématérialisée de leurs factures afin de se préparer à l’arrivée des premières factures le 01 janvier 2023. Sachant que la mise en place compte 4 à 5 mois de mise en œuvre lors de l’installation des logiciels, il ne faut surtout pas attendre le dernier moment. Si tout le monde attend la veille de l’implémentation, il n’y aura pas assez d’intégrateurs pour tout le monde », conclut Grégory Moire.
Pour mieux vous guider dans votre passage à la facturation électronique, Syleg, spécialiste du conseil et de l’intégration de solutions de dématérialisation pour les entreprises (de toutes tailles, et de tous secteurs) a édité un livre blanc mettant en lumière les 5 points d’attention pour adapter votre organisation à la dématérialisation.
Pour y accéder, c’est simple, il vous suffit de le télécharger en cliquant sur le lien suivant.
[1] Les opérateurs / partis tiers seront certifiés fin 2021 après validation du cahier des charges
