Depuis 2020, les factures à destination de la sphère publique doivent être envoyées sous format électronique sur le portail de facturation Chorus Pro. Les nouvelles obligations gouvernementales élargissent ce mode de facturation à la sphère privée et obligent l’intégralité des entreprises assujetties à la TVA, à passer à la facturation électronique.
En effet, les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cette réforme va également obliger les entreprises à émettre leurs factures sous ce même format.
Les entreprises sont alors soumises à la dématérialisation des factures.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Comment fonctionne la facturation électronique ? Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ? Quelles sont les règles légales de la facture électronique ?
On vous répond ! Et s’il vous manque des réponses, n’hésitez pas à consulter notre FAQ, en fin de page.
Bonus : vous pouvez aussi télécharger notre livre blanc sur cette réforme. Il regroupe toutes les informations de la facture électronique et les réponses à vos questions !
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document représentant une demande de paiement pour des biens ou services fournis par un vendeur à un acheteur. Elle remplace la facture papier traditionnelle et comporte les mêmes informations légales obligatoires.
La facture électronique est émise, transmise, reçue et archivée sous une forme dématérialisée. Elle possède un socle minimum de données sous forme structurée, c’est ce qui explique sa différence avec une facture papier, ou PDF.
Pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique.
L’article 289 du Code Général des Impôts la définit comme “une facture ou un flux de facture créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quel qu’il soit”.
Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture numérique ?
La facture électronique et la facture numérique présentent des différences. Il est important de ne pas confondre ces deux types de facture afin de bien comprendre en quoi consistent les nouvelles obligations liées à la facture électronique.
- Une facture électronique a directement été conçue et transmise par voie électronique.
Elle doit garantir 3 grands principes définis par l’article 289 du Code Général des Impôts :
- L’authenticité de l’émetteur : c’est-à-dire l’identité de l’émetteur. Vous devez garantir que ce dernier est bien celui qu’il prétend être.
- L’intégrité du contenu et des données qu’elle contient : Vous devez garantir que la facture et les données qu’elle contient ne sont pas modifiables.
- La lisibilité par l’œil humain : La facture doit obligatoirement être lisible par l’œil humain.
Une facture numérique a existé en papier puis a été scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. Elle est le résultat d’une dématérialisation.
Le report de la facture électronique obligatoire
Initialement prévue au 1er Juillet 2024, l’entrée en vigueur de la facture électronique a subi un report.
En effet, dans un communiqué du 28 Juillet 2023, le ministère des Finances Publiques annonce le report de l’entrée en vigueur de la facture électronique. L’objectif de ce report est de laisser le temps nécessaire à la réussite de cette réforme.
Pour le moment, aucune nouvelle date n’est encore connue. Cette dernière sera décidée dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2026.
Comment fonctionne la facture électronique ?
Les modalités de facturation restent identiques.
Les factures adressées à des clients professionnels (B2B) ne pourront pas être envoyées par mail. Elles devront obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par le portail public de facturation (PPF). Autrement dit, vous n’adresserez plus vos factures directement à votre client.
Dans le cas où vous souhaiteriez refuser une facture, cela sera toujours possible. La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) offre cette possibilité.
Pour terminer, en ce qui concerne les délais, les modalités ne changent pas. Les entreprises doivent continuer à déposer leurs factures au fur et à mesure.
Le modèle de facturation retenu
Le modèle de facturation retenu pour la facturation est le schéma en Y. Il représente les différents circuits de facturation.
Son objectif est de laisser, aux entreprises, la liberté de choisir entre l’utilisation du portail public de facturation ou d’une plateforme de dématérialisation partenaire, pour l’émission et la réception des factures.
Les avantages de la facture électronique pour les entreprises
Réduction du coût de traitement
Le coût de traitement d’une facture s’élève à 11.20€ en moyenne, la facture électronique va considérablement réduire ce coût et va permettre à l’entreprise de profiter d’un retour sur investissement rapide. En moyenne, la réduction de ce coût s’élève à 50%, mais peut atteindre les 70%.
Réduction des coûts
Plus besoin d’imprimer et d’envoyer des factures par courrier postal, ce qui peut réduire considérablement les coûts de papier, d’enveloppes, de timbres et de main-d’œuvre. Les entreprises peuvent économiser de l’argent sur les coûts de stockage et de gestion de documents papier.
Amélioration de la productivité
Plus rapide et plus efficace que la facturation papier. Peuvent être créées, envoyées et reçues instantanément, ce qui réduit les délais de traitement et permet aux entreprises de récupérer plus rapidement leur argent. Il faut aussi prendre en compte la diminution de la charge administrative. Les entreprises vont gagner du temps et vont pouvoir se consacrer davantage à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des erreurs
Moins sujet aux erreurs humaines que les factures papier. Moins d’erreurs de saisie de données dans les processus de facturation.
Amélioration de la sécurité
Les factures se promènent souvent de services en services pour validation, signature…Avec la facture électronique, les données sont stockées sur des serveurs sécurisés, protégés par des mesures de sécurité avancées telles que la cryptographie et l’authentification. La facture électronique réduit le risque de perte ou de vol de données.
Meilleure gestion des paiements
Elles sont intégrées à des systèmes de gestion des paiements, permettent une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie et facilitent la gestion des paiements pour les clients et les fournisseurs.
Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?
Avant de mettre en place un projet de dématérialisation au sein de son entreprise, il est important de savoir qu’il ne s’agit pas simplement d’un projet informatique. Un projet de dématérialisation est un réel projet humain !
Les étapes clés pour dématérialiser les factures
Dématérialiser ses factures est un gros changement pour une entreprise, aussi bien en termes d’organisation que pour les collaborateurs et les fournisseurs.
- Composer une équipe projet : Elle regroupe les parties prenantes d’un projet pour en assurer le bon fonctionnement au sein de l’entreprise. Elle va avoir un rôle fondamental dans le démarrage et la mise en place du projet. Il est important qu’elle soit composée de profils complémentaires, aussi bien en termes de compétences ou de motivation.
- Réaliser un audit : Il va permettre de mesurer les processus existants afin de les améliorer et de les optimiser.
- Définir ses besoins et fixer ses objectifs : Avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il est important de savoir ce que l’on attend d’une solution de dématérialisation. Il est alors indispensable de se poser les bonnes questions : Quel(s) problème(s) doit résoudre ma solution de dématérialisation ?, quel(s) bénéfice(s) j’en attends ?, quels processus doivent être dématérialisés ? …
- Choisir la solution adaptée à ses besoins et à son entreprise : Une fois que vous avez réalisé votre audit et défini vos besoins et objectifs, vous pouvez alors choisir la solution la plus appropriée à vos attentes.
- Adapter ses processus à l’outil : Pour que votre outil de dématérialisation soit 100% opérationnel et réponde à vos attentes, c’est à vous d’adapter vos processus à ce dernier.
- Communiquer sur l’arrivée d’un nouvel outil : Communiquer et accompagner vos collaborateurs dans l’arrivée d’un nouvel outil, est une étape primordiale dans la réussite de votre projet de dématérialisation. Vous devez communiquer sur les bénéfices apportés auprès de toutes les parties prenantes, mais également auprès de vos fournisseurs.
- Intégrer votre solution de dématérialisation : Maintenant que vos processus sont re définis, que vous avez une équipe projet engagée et motivée, vous êtes prêts à intégrer la solution au sein de votre entreprise.
- L’amélioration continue : Pour que la solution soit adaptée en permanence à vos attentes et vos objectifs, il est nécessaire de continuer d’analyser et optimiser vos processus et vos workflows. Votre solution de dématérialisation doit suivre les évolutions de votre entreprise.
Les différents formats de facture électronique
Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, divers acteurs joueront plus au moins un rôle important. Ici, nous allons évoquer le Portail Public de Facturation (PPF). Il va jouer un rôle central dans cette réforme puisque toutes les factures devront passer par cette plateforme et devront donc respecter un format précis.
Plus pr2cisément, 3 formats sont supportés par ce portail :
- UBL : C’est un fichier XML qui comporte toutes les informations d’une facture PDF classique, mais dans un format strict et structuré. Ces factures ne sont pas visibles à l’œil nu.
- CII : Également appelé facture “inter-industrie”, ce format est surtout utilisé pour être échangé à l’échelle mondiale, entre partenaires commerciaux. C’est également un fichier XML non visible à l’œil nu.
- Factur-X : Ce format est un PDF/A3. C’est-à-dire qu’il s’agit d’un PDF classique accompagné d’un fichier XML avec les données structurées. Cette facture est à la fois visible par l’œil humain et par les outils informatiques.
Les règles légales de la facture électronique
La reconnaissance juridique de la facture électronique
La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale. En 2026, la facture électronique sera la seule facture acceptée, en France. Les PDF simples resteront autorisés uniquement pour les échanges internationaux.
Les obligations légales liées à la facture électronique
Les modalités de facturation ainsi que les mentions obligatoires restent identiques. Ces mentions ne changent pas pour la facture électronique, elles restent les mêmes que pour une facture classique.
En revanche, 4 nouvelles mentions font leur apparition :
- L’adresse de livraison des marchandises (si celle-ci est différente de celle du client)
- Le numéro de SIREN du client
- L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits
- La catégorie/nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services, les deux)
Avec la facture électronique, une chose va changer : vous n’adresserez plus votre facture directement à votre client. De plus, une facture adressée à un client professionnel (B2B) ne pourra pas être envoyée par mail. Elle devra obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou par le portail public de facturation (PPF).
En cas de manquement aux obligations légales, en termes de facture électronique, les entreprises, ainsi que les plateformes de dématérialisation seront pénalisées.
- Pour les entreprises : Amende de 15€/facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000€ par année civile
- Pour les plateformes de dématérialisation : Amende de 15€/facture si elles manquent aux obligations de la réforme, plafonnée à 45 000€ par année civile
Le coût de la facture électronique
En moyenne, le coût de traitement d’une facture papier s’élève à plus de 11€. Pour ce qui est de la facture électronique, le coût de traitement varie entre 40 et 45 centimes.
D’après une étude de l’IDC, la dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50% à 75% par rapport à un traitement papier. De plus, le temps de traitement est réduit de 30%.
Décomposition des coûts moyens aux différentes étapes du traitement :
Pour aller plus loin ...
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