Un projet de dématérialisation n’est pas simplement un projet informatique, il s’agit d’un véritable projet humain ! Il va impacter toutes les personnes dont le métier est en lien avec la facture. Il est alors important de composer son équipe projet.
Qu’est-ce qu’une équipe projet ?
L’équipe projet regroupe les parties prenantes d’un projet afin d’en assurer son bon fonctionnement, au sein de l’entreprise.
Cette équipe va avoir un rôle fondamental dans le démarrage et la mise en place du projet. Elle va intervenir jusqu’à sa phase finale.
Il est important que votre équipe projet soit composée de profils complémentaires, que ce soit en termes de compétences ou de motivation.
De quels profils doit être composée mon équipe projet ?
Pour qu’une solution de dématérialisation soit correctement utilisé et efficace, il est important d’impliquer toutes les parties prenantes du projet et de constituer une équipe. Il ne faut pas négliger le temps que vos équipes vont y dédier.
Pour préparer l’arrivée de votre projet de dématérialisation, votre équipe projet doit donc être composée des profils suivants :
- Contrôleur de gestion
Son rôle principal est d’assurer la bonne visibilité de la rentabilité de l’entreprise et d’optimiser ses coûts. Il a un contrôle permanent sur les budgets de l’entreprise.
- Comptable
Les comptables sont au cœur de cette transformation. Il est donc important qu’un représentant de ce pôle fasse partie de votre équipe projet.
- Acheteur des achats directs
Le projet de dématérialisation peut avoir un impact sur le traitement des litiges.
- Acheteur frais généraux
La dématérialisation va être un changement pour eux puisqu’ils ne formalisent pas souvent d’achats via un outil.
- Responsable informatique
Au sein du projet, il peut y avoir des interfaces à créer avec d’autres logiciel métier. Le responsable informatique aura une vision technique de la faisabilité du projet.
Les implications et la charge de travail ne sont pas les mêmes selon les profils.
De plus, selon la taille de votre entreprise, certains profils seront mutualisés sur la même personne.
Le sponsor : Qui est-il ?
Dans une équipe projet, le sponsor est l’initiateur du projet. C’est à dire que c’est lui qui impulse le projet, et qui le soumet à sa direction.
Le sponsor a plusieurs rôles :
- Superviser le cadrage du projet
- Allouer les ressources nécessaires au projet
- S’impliquer dans la communication interne et externe du projet
- Procéder aux arbitrages
- C’est l’appui du chef de projet
Chef de projet : son rôle
Le chef de projet est une personne du métier. Cela peut être le responsable comptable par exemple.
Son rôle principal va être d’organiser et de conduire le projet, du début, à la fin. Le chef de projet va également assumer la responsabilité des différentes phases.
Si votre entreprise ne possède pas de chef de projet, vous pouvez déléguer ce rôle à une entreprise de conseil.
Quels sont les risques s’il n’y a pas d’équipe projet ?
Si vous ne souhaitez pas composer une équipe projet, vous prenez le risque que le reste des acteurs n’adhèrent pas à votre solution.
Les membres de l’équipe participent à la gestion du changement. Ce sont les meilleurs ambassadeurs de votre entreprise.
La mise en place d’une équipe projet est fondamentale pour la bonne gestion de votre projet. Un projet de dématérialisation n’est pas seulement un projet informatique, c’est un réel projet humain !
