8 conseils pour réussir son projet de dématérialisation
👉 Conseil 1 – Constituer une équipe projet
Une équipe projet qui réunit toutes les parties prenantes touchées par le projet.
👉 Conseil 2 – Auditer l’existant
L’audit permet de mettre à plat les processus actuels, et de les optimiser.
- Quelles sont vos missions au quotidien ?
- Où en est l’entreprise dans sa digitalisation ? (Ex : Des solutions de dématérialisation ont-elles déjà été mises en place ? Les outils utilisés sont-ils accessibles de partout ?)
- Comment fonctionnent vos outils métiers et comptables ? Quelles sont leurs limites ?
- Quels sont vos différents workflows ?
- Comment procédez-vous au rapprochement avec vos factures ?
- Quels KPI vous sont indispensables ?
Il est préférable de faire un audit pour chaque pôle de l’entreprise.
👉 Conseil 3 – Définir vos besoins et vos enjeux
Avant de démarrer un projet, encore faut-il déjà savoir ce que l’on attend d’une solution de dématérialisation.
- Quels problèmes doit résoudre la solution de dématérialisation ?
(ex : trop de factures perdues ? manque de visibilité ? pas de piste d’audit fiable ? etc…)
- Quels sont les bénéfices attendus ?
(ex : gagner du temps, réduire les coûts de traitement, harmoniser le système informatique, etc…)
- Quels processus doivent être dématérialisés ?
(ex : factures clients, factures fournisseurs, fiche de paie etc…)
👉 Conseil 4 – Choisir la solution adaptée à vos besoins et votre organisation
Maintenant que vous avez analysé l’existant et que vous savez ce dont vous avez besoin et où vous allez.
👉 Conseil 5 – Adapter ses processus à l’outil
Une fois la solution choisie, vous allez pouvoir adapter vos processus au nouvel outil.
👉 Conseil 6 – Communiquer sur l’arrivée d’une nouvelle solution
Communiquer et accompagner l’arrivée d’un nouvel outil est une étape clé de la réussite de votre projet de dématérialisation.
Vous devez communiquer sur les bénéfices apportés par la solution à toutes parties prenantes du projet. Auprès de vos collaborateurs, mais aussi de vos fournisseurs.
Démarrer son projet de dématérialisation : Quels impacts en interne ?
👉 Conseil 7 – Intégrer la solution de dématérialisation
Vous avez des process redéfinis, une équipe projet et des utilisateurs engagés, vous êtes prêt à intégrer la solution dans votre entreprise 🎉
👉 Conseil 8 – L’amélioration continue
Continuer d’analyser et d’optimiser vos processus et vos workflows pour que la solution soit adaptée au maximum à votre entreprise et ses enjeux.
Découvrir la “Roue de Deming (PDCA) : Moteur d’amélioration continue