Une méthodologie en
3 étapes

Pour une dématérialisation réussie, Syleg vous propose un accompagnement global en 3 temps.

Nous ne sommes pas seulement intégrateur de solutions de dématérialisation. Notre priorité est avant tout de comprendre vos processus et de vous conseiller la solution la plus adaptée à votre projet. Chaque entreprise nécessite une étude précise et personnalisée avant de passer à notre cœur de métier : l’intégration de la solution.

Nous ne nous arrêtons pas là ! Tout changement est une réelle étape dans la vie d’une entreprise, c’est pourquoi nous tenons à vous accompagner aussi dans la conduite du changement en interne comme auprès de vos fournisseurs.

01

Commençons par un audit de votre existant et le choix du logiciel

Pourquoi prendre le temps de faire un audit ?

Embarqué par le quotidien, il est souvent difficile pour une entreprise d’avoir le recul nécessaire et le temps pour repenser son organisation. Faire appel à un tiers pour réaliser un audit permet de prendre de la hauteur sur ses processus actuels, et d’y voir plus clair dans l’optimisation.

Il est notamment utile de faire un audit pour :

  • Mettre à plat vos processus actuels

  • Définir vos objectifs majeurs

  • Réfléchir à vos futurs enjeux

  • Identifier vos problématiques

  • Connaître les bénéfices de la dématérialisation de factures

  • Voir court, moyen et long terme

Le déroulé d'un audit de votre entreprise :

  • Nous analysons votre gestion des factures

    Avant d’aller dans le détail de la gestion de vos factures en interne, il est important de comprendre vos processus et le parcours de vos factures.

  • Nous analysons votre processus informatique

    Il est important de savoir si les optimisations envisagées sont compatibles avec votre système informatique. C’est un pôle qui devra être impliqué pour garantir la réussite du projet.

  • Nous analysons votre processus achat

    Tout comme les factures, il est important de comprendre votre stratégie d’achat.

  • Nous analysons votre contrôle de gestion

    Enfin, nous mettons à plat vos besoins d’analytiques, vos (futurs) enjeux.

  • Nous analysons votre gestion des factures

    Avant d’aller dans le détail de la gestion de vos factures en interne, il est important de comprendre vos processus et le parcours de vos factures.

  • Nous analysons votre processus informatique

    Il est important de savoir si les optimisations envisagées sont compatibles avec votre système informatique. C’est un pôle qui devra être impliqué pour garantir la réussite du projet.

  • Nous analysons votre processus achat

    Tout comme les factures, il est important de comprendre votre stratégie d’achat.

  • Nous analysons votre contrôle de gestion

    Enfin, nous mettons à plat vos besoins d’analytiques, vos (futurs) enjeux.

Les questions à se poser à chaque étape :

Pour l'analyse de la gestion de vos factures :

– Avez-vous rédiger votre piste d’audit fiable ?
– Comment gérez-vous vos factures de frais généraux ?
– Par quel canal envoyez-vous vos factures clients ?
– Avez-vous des fournisseurs étrangers ?
– Quelles sont vos factures achat métier ?
– Quels sont vos workflows de validation ?

Pour l'analyse de votre processus informatique :

– Comment fonctionnent vos outils métiers et comptables et quels sont leurs limites ?
– Comment vos outils interagissent entre eux ?
– Avez-vous des serveurs ? Comment les gérez-vous ?

Pour l'analyse de votre processus d'achat :

– Quels sont vos processus de demande d’achat, budget, engagement de dépenses ?
– Comment se déroule votre workflow ?
– Comment procédez-vous au rapprochement avec vos factures ?
– Quels sont vos KPIs ?

Pour l'analyse de votre contrôle de gestion :

– Comment gérez-vous votre analytique ?
– Comment gérez-vous vos provisions ?
– Quels sont vos KPIs ?

Résultat de l'audit : comment choisissons-nous la solution de dématérialisation la plus adaptée à votre entreprise ?

Suite à l’audit mené en amont, nous sommes capables de déterminer, ensemble, vos principaux enjeux et besoins dans la mise en place d’une solution de dématérialisation.

C’est ce cahier des charges, votre maturité, et vos attentes qui nous aideront à vous préconiser la meilleure solution pour votre entreprise.

02

Passons à l’intégration du logiciel sélectionné

Les points clés de l'intégration de la solution :

Cadrer le projet

Nous fixons ensemble la démarche et le calendrier, précisons les livrables, constituons l’équipe du projet, initions les instances de pilotage, et validons tous les points spécifiques à votre écosystème au cours d’une présentation Kick-off (réunion de démarrage).

S’ensuivent des ateliers auprès de vos équipes opérationnelles, pour définir vos process qui seront figés dans un contrat technique.

Installation et paramétrage

Une fois les environnements et autres prérequis mis à disposition, l’installation et/ou l’activation de votre solution est assurée par Syleg, pour mettre en œuvre vos spécifications.

Cette étape couvre la spécification des interfaces ainsi que la définition du paramétrage de la solution logicielle et matérielle

Test et formations

Cette étape interne vise à s’assurer que la solution de test répond aux attentes formulées ensemble. Une fois nos tests validés, nous concevrons des sessions de formation adaptées à tous les utilisateurs. Elles seront dispensées chez vous, avec des ateliers ne regroupant pas plus de quatre personnes.

Ensuite, c’est à vous de jouer !

Toute votre équipe doit créer un cahier de ‘recettes’, c’est-à-dire des scénarios sur lesquels vous nous avez missionné, d’optimiser, de simplifier, de transformer.

Une fois votre cahier de recette passé avec succès, la solution est prête pour une mise en production.

Mise en production

La solution est installée sur vos serveurs (si elle le requiert) en complément, nous vous assurons le paramétrage d’un serveur de test strictement identique, afin de pouvoir assurer les évolutions fonctionnelles, les montées de versions et autres opérations qui peuvent risquer de dégrader la solution en production.

La fin de cette phase est marquée par le passage en production de la solution.

Aide au démarrage

Nous vous assistons pendant les jours suivants pour vérifier que tout se passe bien et corriger les éventuelles anomalies.

Environ un mois après le passage en production, le projet est clôturé. Cette période de garantie se termine officiellement par un PV de réception définitive. Vos demandes passeront par notre processus de maintenance.

Les points clés de l'intégration de la solution :

Cadrer le projet

Nous fixons ensemble la démarche et le calendrier, précisons les livrables, constituons l’équipe du projet, initions les instances de pilotage, et validons tous les points spécifiques à votre écosystème au cours d’une présentation Kick-off (réunion de démarrage).

S’ensuivent des ateliers auprès de vos équipes opérationnelles, pour définir vos process qui seront figés dans un contrat technique.

Installation et paramétrage

Une fois les environnements et autres prérequis misent à disposition l’installation et / ou l’activation de votre solution est assurée par Syleg, pour mettre en œuvre vos spécifications.

Cette étape couvre la spécification des interfaces ainsi que la définition du paramétrage de la solution logicielle et matérielle.

Tests et formation

Cette étape interne vise à s’assurer que la solution de test répond aux attentes formulées ensemble. Une fois nos tests validés, nous concevrons des sessions de formation adaptées à tous les utilisateurs. Elles seront dispensées chez vous, avec des ateliers ne regroupant pas plus de quatre personnes.

Ensuite, c’est à vous de jouer !

Toute votre équipe doit créer un cahier de ‘recettes’, c’est-à-dire des scénarios sur lesquels vous nous avez missionné, d’optimiser, de simplifier, de transformer.

Une fois votre cahier de recette passé avec succès, la solution est prête pour une mise en production.

Mise en production

La solution est installée sur vos serveurs (si elle le requiert) en complément, nous vous assurons le paramétrage d’un serveur de test strictement identique, afin de pouvoir assurer les évolutions fonctionnelles, les montées de versions et autres opérations qui peuvent risquer de dégrader la solution en production.

La fin de cette phase est marquée par le passage en production de la solution.

Assistance au démarrage

Nous vous assistons pendant les jours suivants pour vérifier que tout se passe bien et corriger les éventuelles anomalies.

Environ un mois après le passage en production, le projet est clôturé. Cette période de garantie se termine officiellement par un PV de réception définitive. Vos demandes passeront par notre processus de maintenance.

03

En parallèle de l’intégration et après celle-ci : l’accompagnement au changement

Les enjeux de l'accompagnement à la conduite du changement :

Mettre en place une solution de dématérialisation apporte beaucoup d’avantages. Cependant, lors de la mise en place de la solution, et même de son utilisation, nos clients se heurtent à de nouvelles problématiques liées au facteur humain réfractaire.

Quelques chiffres sur la conduite du changement en entreprise* :

46% des salariés considèrent que ceux qui conduisent le changement connaissent mal leur activité.

63% des salariés n’ont pas l’occasion de s’exprimer sur le changement.

67% des salariés considèrent que la direction ne tient pas compte de leurs craintes et suggestions.

*D’après une étude IFOP et Empreinte Humaine de 2016, encore citée en 2022 comme référence.

Notre méthode pour vous accompagner :

Nous préconisons d’identifier au préalable toutes les parties prenantes du projet :

Un représentant de chaque service, les futurs utilisateurs, les fournisseurs, les autres prestataires qui pourront être sollicités, etc…
L’objectif est de communiquer sur le déroulé, et les bénéfices d’un nouveau logiciel en amont, pendant et en aval du projet.

Informer

Informer pour mobiliser

Un salarié bien informé sera plus ouvert à la transformation. Trop souvent les informations stagnent au service comptable, et les autres services peuvent se sentir délaissé dans le projet.

Impliquer pour réussir

Impliquer pour réussir

Un collaborateur à qui l’on demande l’avis sera se sentira écouté et suivi dans la démarche de changement. Vous donnerez de l’importance à son utilisation de l’outil, et donc, plus de sens à votre projet.

Fédérer pour réussir

Fédérer pour pérenniser

Assurer une circulation efficace de l’information pour permettre d’obtenir des réponses aux inquiétudes ou au freins des parties prenantes. Le fait de suivre le projet collectivement, donnera du poids et assurera la réussite du projet.

04

Et après ? On reste disponible pour vos demandes et questions

On ne vous laisse pas seul !

Un service de maintenance et d’assistance est disponible du Lundi au Vendredi de 8H30 à 18H00.

Discutons de votre projet de dématérialisation ensemble.

  • Un appel sans engagement

    Nous souhaitons simplement savoir si nous avons la solution idéale pour répondre à vos besoins.

  • Accompagnement, proximité et réactivité

    Une fois le formulaire envoyé, nous nous engageons à vous recontacter dans les 72h qui suivent (jours ouvrés).

  • Adaptabilité et intégration sur mesure

    C'est l'un de nos commerciaux qui vous recontacte pour discuter de votre projet.