Quels sont les avantages et les enjeux de la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation devient de plus en plus courante dans notre quotidien et dans la vie des entreprises, d’autant plus avec la réforme sur la facture électronique qui approche. Et pour cause, ses avantages sont nombreux : gain d’argent, élimination des tâches chronophages, empreinte écologique… Avec la dématérialisation, l’organisation globale des entreprises est repensée.

 

Dématérialisation des factures, quelle définition ? 

La dématérialisation est le fait de convertir des factures papiers en factures numériques. Attention, il ne faut pas confondre avec la numérisation.

Dématérialiser une facture, c’est la mise en place d’un système comptable permettant l’automatisation de l’envoi des factures avec EDI. Le document va directement être conçu, au format numérique, depuis un système d’information. Il est alors plus juste de parler de dématérialisation des flux plutôt que dématérialisation des documents.

 

Les avantages et inconvénients de la dématérialisation des documents pour les entreprises

Les avantages des documents dématérialisés

La dématérialisation confère de nombreux avantages.

• Réduction des coûts : Le coût de traitement d’une facture s’élève en moyenne à plus de 11€ et peut même atteindre les 20€. La dématérialisation permet une réduction de ce coût à hauteur de 50% en moyenne et pouvant s’élever jusqu’à 70%.
• Gain de productivité : La dématérialisation permet de réels gains de productivité. Le temps de traitement est réduit de 30% environ, le rapprochement des commandes se fait automatiquement, les délais de paiement sont réduits… Les personnes assignées à ces missions peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Gain d’espace : Toutes les factures sont stockées de façon numérique. Les placards remplis de dossiers, c’est terminé !
• Accès aux données simplifié : Les informations seront centralisées et accessibles à tout moment, peu importe où l’on se trouve.
• Traçabilité des documents : Les solutions de dématérialisation permettent de tracer le cycle de vie de la facture. La Piste d’Audit Fiable (PAF) est alors de qualité et renforcée.
• Gain de temps : L’accès rapide et simplifié aux données évite les longs moments de recherches dans les archives.
• Réduire l’empreinte écologique : Terminé le papier, l’entreprise réduit alors son empreinte écologique.
• Archivage simplifié : L’archivage se faisant numériquement, cela permet de sécuriser vos données et de les rendre accessibles plus facilement.

Les inconvénients des documents dématérialisés

Même si la dématérialisation possède de très nombreux avantages, il convient d’être vigilant sur certains points.

• La sécurité des données : Le fait que tout soit stocké numériquement fait que l’on doit rester vigilant. C’est pourquoi il est indispensable que vous stockiez vos données sur des serveurs sécurisés, et que vous choisissiez un logiciel de facturation certifié conforme à la législation.
• Une mauvaise gestion de projet : Si vos équipes ne sont pas informées et impliquées dans la mise en place de votre projet de dématérialisation, il y a des risques que ce dernier ne fonctionne pas correctement. Un projet de dématérialisation est avant tout un projet humain !
• L’investissement en termes de temps : La mise en place d’un projet de dématérialisation requiert un investissement important, en termes de temps.

Les enjeux de la dématérialisation

Pour les administrations publiques

Les administrations publiques peuvent profiter de plusieurs avantages grâce à la dématérialisation : 

• Amélioration des délais de traitement des dossiers : La dématérialisation des processus administratifs va permettre la réduction des délais de traitement des dossiers. Ces processus sont souvent très lents et génèrent parfois des boucles.
• Réduction de l’empreinte carbone : Moins d’impressions des dossiers, rationalisation des espaces de travail, mise en œuvre du télétravail, suppression des salles d’archivage, réduction des déplacements inter-sites…
• Simplifier la vie des usagers : Le but étant de leur faire gagner du temps dans leurs démarches administratives et leur offrir un meilleur service.

Pour les entreprises privées

La dématérialisation permet de simplifier l’organisation des entreprises. En effet, au niveau des tâches administratives, elles seront simplifiées. De plus, les personnes destinées à ces missions pourront davantage se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les entreprises vont aussi pouvoir profiter de différents gains : 

• Gain de temps
• Gain d’espace
• Gain financier
• Gain écologique

Quels documents peuvent être dématérialisés ?

Les factures 

La facture est le document le plus dématérialisé !

La dématérialisation des factures rend plus simple et plus rapide le travail des services comptables. De plus, c’est une véritable opportunité pour les entreprises, d’autant plus qu’une facture électronique dispose de la même valeur juridique qu’une facture papier.

La dématérialisation des factures reprend tous les avantages de la dématérialisation, en général. Cependant, il est important de savoir que grâce à la dématérialisation, la Piste d’Audit Fiable sera renforcée et plus facile à mettre en place.

Pour ce qui est de l’archivage, sur le plan fiscal, une facture doit être archivée durant 6 ans. Cependant, sur le plan comptable, elle doit être archivée 10 ans à compter du 31 décembre de l’année d’émission.

La signature électronique accompagne, la plupart du temps, la dématérialisation des factures. En effet, signer électroniquement permet de garantir l’intégrité, l’authenticité et l’origine de la facture.

Dès 2024, les entreprises seront dans l’obligation de dématérialiser leurs factures. Les nouvelles obligations gouvernementales obligent l’intégralité des entreprises à recevoir leurs factures sous format électronique. Par la suite, elles auront également obligation de les émettre.

 

Les bons de commande

Souvent peu connue des entreprises, la dématérialisation des bons de commande apporte de réels avantages.

•  Amélioration du temps de traitement des commandes : Toutes les étapes du processus de traitement du bon de commande sont automatisées. Vos équipes vont alors gagner un temps considérable.
• Réduction du risque d’erreur : Les solutions de dématérialisation et les outils technologiques qui les accompagnent, tels que la LAD (Lecture automatique de documents) et l’OCR (Reconnaissance optique de caractère) permettent une lecture et une extraction des données de façon automatisée. Ce qui réduit le risque d’erreur humaine.
•  Amélioration de la satisfaction client : La dématérialisation va permettre aux entreprises d’améliorer leurs relations avec les clients. En effet, vos équipes auront plus de temps pour communiquer avec eux, puis les délais de traitement seront réduits. C’est un avantage aussi bien pour eux que pour vous.

Les contrats et les accords commerciaux

La dématérialisation des contrats est un vrai atout pour les entreprises. Cela va leur permettre d’optimiser la gestion de ces derniers et de profiter d’une sécurité optimale.

En dématérialisant vos contrats, vous :

• Accélérez le délai de transformation : Le parcours de signature est plus simple et plus fluide.
• Bénéficiez d’un avantage compétitif
• Simplifiez la gestion de vos contrats : La dématérialisation va vous permettre de gérer l’édition, l’envoi, la réception, le suivi… de façon rapide.
•  Renforcez la sécurité et la confidentialité du processus de signature : De nombreux outils sont mis en place afin de garantir la sécurité des données (authentification forte, vérification d’identité, horodatage…)

Les documents comptables

Aujourd’hui, la dématérialisation comptable est de plus en plus utilisée au sein des entreprises.

Dématérialiser ses documents comptables répond surtout à une question organisationnelle et économique. En effet, cela va permettre aux entreprises de réduire les coûts et les délais.

Parmi les documents comptables, on entend :

• Factures clients
• Factures fournisseurs
• Notes de frais
• Achat et vente

Mais aussi, tous les documents se rapportant à la comptabilité.

 

Les documents RH

Face à l’enjeu écologique et la protection des données, la dématérialisation des documents RH, notamment des bulletins de salaire, prend de plus en plus d’ampleur.

La dématérialisation des documents RH va permettre de stocker, classer et diffuser les documents via des outils numériques. Tout comme la dématérialisation en général, en dématérialisant leurs documents RH, les entreprises vont profiter d’un gain de temps et de productivité du fait de la suppression des tâches chronophages.

Concernant la sécurité des données, les documents sont centralisés dans des espaces spécifiques dont seuls les collaborateurs autorisés peuvent avoir accès.

Depuis 2016, l’accord du salarié n’est plus obligatoire pour dématérialiser sa fiche de paie. Cependant, vous devez lui indiquer qu’il est en droit de s’opposer à recevoir son document par voie électronique.

 

Comment mettre en place la dématérialisation des factures dans son entreprise ?

Les étapes clés de la mise en place de la dématérialisation des factures

Pour mener correctement un projet de dématérialisation, nous avons regroupé 8 étapes clés : 

1. Mettre en place une équipe projet : Elle doit regrouper toutes les parties prenantes concernées par le projet.
2. Auditer vos processus existants : Cela va vous permettre de les mesurer afin de les optimiser et les améliorer. Lors de cette étape, il est essentiel de se poser les bonnes questions : Quelles sont vos missions au quotidien ? Où en est l’entreprise dans sa digitalisation ? Comment fonctionnent vos outils métiers et comptables ? …
3. Définir ses besoins et ses enjeux : Avant de mettre en place son projet, il est indispensable de savoir ce que l’on attend d’une solution de dématérialisation. Autrement-dit, quels problèmes doit résoudre la solution, quels bénéfices en attendez-vous ou encore quels processus doivent être dématérialisés.
4. Choisir la solution adaptée à vos besoins : Une fois les processus analysés, vous savez de quoi vous avez besoin. Vous pouvez alors choisir la solution qui correspond le mieux à vos attentes.
5. Adapter ses processus à l’outil : Après avoir choisi la solution, vous pouvez dès à présent adapter vos processus au nouvel outil.
6. Communiquer en interne sur l’arrivée de la solution : Cette étape est primordiale pour la réussite de votre projet de dématérialisation. Il est nécessaire et essentiel de communiquer, auprès de vos collaborateurs, sur les bénéfices apportés par la solution.
7. Intégrer la solution de dématérialisation : Une fois que vous avez des processus re définis, une équipe projet motivée et engagée et des collaborateurs prêts à accepter le changement? vous pouvez alors intégrer la solution dans votre entreprise.
8. L’amélioration continue : Afin que la solution soit toujours adaptée à vos besoins et vos enjeux, vous devez continuer d’analyser et d’optimiser vos processus. La solution évolue de la même manière que votre entreprise.

Les outils et les technologies nécessaires pour dématérialiser les documents

Il existe différents outils pour la dématérialisation : 

• La gestion électronique de documents (GED) : Il s’agit d’un procédé permettant d’assurer l’organisation des informations et la gestion électronique des documents. La GED permet de numériser tout type de document. 

Il ne faut pas confondre GED et dématérialisation. Avec la GED nous allons scanner des documents papiers et les archiver électroniquement tandis qu’avec la dématérialisation, nous allons convertir des factures papiers en facture électronique. Ce sont deux solutions bien distinctes.

• Le système d’archivage électronique (SAE) : Avec cet outil, l’intégrité des données est la priorité. Le SAE est un coffre-fort numérique permettant de conserver ses données sur une longue durée. De plus, grâce à ce coffre-fort, les données sont sécurisées. En effet, l’accès aux informations se fait en lecture seule et les autorisations d’accès sont définies en amont.
• La signature électronique : Elle permet à une personne de donner son accord sur un document électronique. Cependant, elle ne doit pas être confondue avec la signature numérisée (signature manuscrite scannée) !

Cet outil respecte des normes fixées et contrôlées par les autorités françaises et européennes.

• Le système d’horodatage des documents électroniques : Ce système permet d’apposer une heure ou une date sur une facture électronique ou autre document dématérialisé. Cela permet de certifier l’existence du document et d’en assurer la conformité et la non-modification.
• Les outils et technologies de numérisation et de reconnaissance des caractères : Les plus connus sont les logiciels de LAD (Lecture automatique de documents) et OCR (Reconnaissance optique de caractère).

La LAD va permettre de lire et de collecter les informations du document afin de les transformer en données numériques. Puis l’OCR va permettre de reconnaître et extraire les données qui ont été numérisées.

 

Les normes et les réglementations à respecter pour la dématérialisation des factures

•  La valeur du document électronique : Une facture électronique possède la même valeur juridique qu’une facture papier. Cependant, il y a trois conditions à respecter : pouvoir garantir l’identité de l’émetteur et pouvoir garantir l’intégrité du document.

Selon l’article 1316-1 du Code Civil : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. 

• Les mentions légales : Elles restent les mêmes que pour une facture papier. Les mentions légales sont communes à tous les types de factures (à vérifier)
• Le format de facture : Dès 2026, trois formats de factures seulement seront acceptés par le Portail Public de Facturation (PPF), à savoir le format UBL, CII ou la Factur-X.
• Authenticité, lisibilité, intégrité : Ce sont les conditions communes à respecter, peu importe le format de la facture. C’est-à-dire que l’émetteur doit être identifiable, les données de la facture non modifiables et la facture lisible par l’œil humain.

Pourquoi faire appel à un opérateur de dématérialisation ?

L’opérateur de dématérialisation (OD) est une entreprise proposant des services de dématérialisation de factures. Il agit en tant qu’accompagnateur.

Son rôle va être de vous aider dans la gestion des actions automatisées de vos factures.

Il fait partie des acteurs qui vont jouer un rôle majeur dans la réforme sur la facture électronique. C’est lui qui effectue l’intermédiaire, pour l’émission et la réception des factures, entre le fournisseur et son client ainsi qu’entre le client et sa plateforme de réception. L’opérateur de dématérialisation va récupérer toutes les données de facturation, dans le format défini avec son client.

SYLEG, entreprise de dématérialisation, vous accompagne dans la mise en place de votre projet de dématérialisation.

Nos plus : Notre pôle conseil réalise un audit de vos processus afin de vous proposer la ou les solutions les plus adaptées à vos problématiques. Nous vous accompagnons également dans la conduite du changement, au sein de votre structure.