Dans un monde de plus en plus numérisé, la protection des données personnelles et financières est devenue une préoccupation essentielle pour les entreprises. Parmi les documents les plus sensibles, on retrouve les fiches de paie, qui renferment des informations confidentielles.
C’est pourquoi le coffre-fort électronique intervient. Il va permettre de stocker et protéger les documents importants.
Qu’est-ce qu’un coffre fort pour fiches de paie ?
Un coffre-fort électronique, aussi appelé numérique, est une plateforme hébergée dans le cloud. Ce coffre-fort permet de stocker et de protéger des documents qui ont été dématérialisés.
Cet outil permet, en plus de stocker ses fiches de paie, de les consulter en ligne ou encore de les partager.
Le coffre-fort est un espace totalement personnel. Il est accessible uniquement par le salarié.
Cet outil est défini, par l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques, comme un service qui assure “la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine.”
Pourquoi stocker les fiches de paie dans un coffre-fort ?
Le coffre-fort électronique garantit la protection et la confidentialité des bulletins de paie dématérialisés. De plus, avec ce coffre-fort réduit l’accès à des données personnelles sensibles comme le nom et le prénom, l’adresse ou encore le numéro de sécurité sociale.
Est-ce obligatoire ?
Non, l’utilisation d’un coffre-fort électronique n’est pas obligatoire. Cependant, son utilisation est fortement recommandée voire indispensable.
En effet, la récente législation en matière de RGPD et la loi de travail de 2016 incitent fortement les entreprises à utiliser l’outil afin d’être en conformité avec la législation.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique pour les fiches de paie ?
Le coffre-fort électronique est mis en place par l’employeur et est à disposition des salariés.
Une fois que le document est déposé, un scellement numérique est alors effectué. C’est ce qui permet de garantir l’intégrité.
Par la suite, afin d’authentifier l’auteur et certifier la date du dépôt, une signature électronique et un horodatage s’opèrent. Puis, pour assurer la non-modification du document, un calcul d’empreinte est effectué.
Les documents sont ensuite archivés de façon numérique dans le coffre-fort. De façon périodique, des procédures de vérification d’intégrité, de traçabilité et de gestion, sont réalisées.
Pour les salariés, une fois que le document est déposé, ils sont alors notifiés comme quoi un nouveau document est disponible.
Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie
Le coffre-fort possède des avantages pour l’employeur, mais aussi pour le salarié.
En effet, pour l’employeur, les avantages sont les suivants :
- Il n’y a plus besoin de papier, cela engendre donc un gain d’argent.
- La distribution est plus simple, plus rapide et économe. Le service RH gagne alors en productivité.
- La conservation et la sécurisation des données sont améliorées.
Puis, pour le salarié :
- Il peut stocker ses documents personnels
- Facilité de classement
- Ses documents accessibles plus facilement
Il y a plusieurs bonnes raisons de stocker ses fiches de paie dans un coffre-fort :
- Protéger les données personnelles de ses employés : Le coffre-fort électronique dispose de techniques de cryptographie afin de protéger les documents des salariés et leurs données.
- Gain de temps pour le service RH : L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet à ce service de se débarrasser des missions chronophages, à savoir la gestion, l’impression mais aussi la distribution des bulletins de paie.
- Disposer d’un accès rapide à ses documents : L’accès aux fiches de paie se fait en quelques clics et depuis n’importe où.
- Améliorer la marque employeur : L’utilisation d’un coffre-fort électronique renverra une image innovante de l’entreprise et s’inscrit dans une démarche RSE.
- Gain d’argent : Comme la dématérialisation, en général, l’utilisation d’un coffre-fort électronique permet des gains d’argent.
Quels coffres-forts numériques utiliser ?
Aujourd’hui, il existe une multitude de coffres-forts :
Factorial : Il est l’un des meilleurs coffres-forts du marché. Ce coffre-fort est une solution flexible et adaptable à tous les besoins. Le logiciel est simple, intuitif et facile à administrer. Cependant, il ne propose pas de module de formation.
Coffreo : Cette solution offre 1 gigaoctet de stockage, gratuitement. Coffreo offre des gains de temps au quotidien. La solution dispose, en plus, d’une application mobile, ce qui rend l’accès aux documents facile et rapide.
Primobox : Ils sont spécialisés dans la dématérialisation des documents RH et proposent une solution modulaire et évolutive. En conformité avec la législation, et facile d’accès, la solution de Primobox est simple d’utilisation. Syleg est intégrateur de cette solution.
Digiposte : Cette solution 100% française est un logiciel de La Poste, elle est classée numéro 1 du marché français en termes d’utilisation par les salariés.
Très apprécié des utilisateurs, la solution dispose de plusieurs atouts :
- Dispositif ultra-sécurisé
- Installation facile
- Utilisation simple
- 5 GO de stockage gratuit
MyPeopleDoc : Ce coffre-fort garantit la protection des documents RH. En plus d’archiver ces derniers, la solution permet aussi le partage des données administratives.
Un des avantages de ce coffre-fort est le fait qu’il puisse être installé aussi bien sur smartphone que sur un ordinateur. La rapidité de transmission des documents est également un élément à souligner.
eDocPerso : Celui-ci est un coffre-fort personnel. Il permet de stocker ses documents personnels ou administratifs. C’est un système français, agrée par l’AFNOR. Sa sécurité est donc optimale.
PaggaBulletin de paie : Ce logiciel allie parfaitement simplicité et confort d’utilisation. Il est spécialisé pour le bulletin de paie dématérialisé.
La solution permet aux utilisateurs de conserver leurs bulletins de paie pour une durée de 50 ans. De plus, les fiches de paie sont facilement consultables et téléchargeables.
