Lorsque l’on parle de GED, on parle en effet de dématérialisation puisque l’on va pouvoir scanner des documents papier et les archiver dans la solution de GED. Mais ce sont deux solutions bien différentes.
Définition GED (gestion électronique des documents)
La gestion électronique permet la numérisation tout type de documents papiers. C’est pour ça que l’on parle de dématérialisation des documents papiers.
C’est-à-dire que l’on va scanner des documents papiers et les archiver dans une solution. Le classement, et l’archivage sont les deux principales missions d’une solution de GED. Initialement, la GED permettait surtout de stocker des documents, comme on le fera dans des classeurs papier.
Définition dématérialisation
La dématérialisation est le fait de convertir des factures papiers en factures électroniques. Cependant, elle ne doit pas être confondue avec la numérisation.
La dématérialisation ne concerne pas seulement l’envoi des factures par e-mail, c’est pourquoi il est plus juste de parler de dématérialisation des flux ou des processus plutôt que dématérialisation des documents.
Dématérialiser un document consiste à le produire directement au format numérique, à partir d’un système d’information.
Ce processus permet des gains de productivité et des économies importantes.
Les 4 grandes différences entre GED et dématérialisation
Classement par mot-clé
La GED est une simple saisie électronique. Elle peut être parfois un peu avancée et va permettre de faire des recherches par mot-clé. Cela permettra aux documents d’être classés d’une certaine manière. Contrairement à la dématérialisation, cela ne va pas indexer ce qu’il y a à l’intérieur du document. Il n’y aura pas non plus des fonctionnalités complémentaires comme des rapprochements automatiques ou des déclenchements.
Processus de validation
La GED va être globale dans son utilisation. Il n’y aura principalement des approbations simples, qui ne vont pas tenir compte des spécificités métiers.
La dématérialisation de manière générale va permettre de capturer le document par exemple par e-mail, d’avoir des processus de validation plus complet. Il peut y avoir des workflows comptables vers les outils de production, vers les ERP, afin de générer des écritures automatiques, les pousser vers l’outil, et générer les paiements avec des BAP (bon à payer).
Spécificités métiers
Une solution de GED ne prend pas en compte les besoins métier spécifiques (exemple : retenu de garantie, acompte, gestion de fnp etc…).
Des problématiques inhérentes à votre cœur de métier : Gérer des demandes d’achat, commande, règlement, etc… ce n’est pas possible avec une GED. Il n’y a pas de fonctionnalité derrière le stockage. La GED ne peut pas répondre aux demandes spécifiques d’un comptable et d’un RH en même temps.
Pas de piste d’audit fiable
Il n’y aura pas de piste d’audit fiable native puisqu’une solution de GED ne permet pas de retracer tout ce qui se passe depuis la demande d’achat jusqu’au paiement, avec l’action de chaque acteur sur chaque cellule.
L’imputation comptable, la demande d’achat, l’engagement, le rapprochement, le paiement… Tout pourra être suivi et conservé avec une solution de dématérialisation.
Voici 4 différences majeures entre la GED et la dématérialisation. Qu’importe la solution, le plus important est de bien définir son périmètre afin de choisir un outil qui correspond à vos besoins et enjeux.
La facture électronique devient obligatoire à partir de 2026. Toutes les grandes entreprises devront émettre leur facture de manière électronique, et toutes les entreprises (qu’importe leur taille) devront être en mesure de les réceptionner.
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