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La digitalisation des processus financiers permet d'aller plus vite

Natascha de Schrijver

DAF, Feyter Industrial Services.

Chez Feyter Industrial Services, acteur dans le secteur de l’industrie, les factures entrantes étaient encore traitées de manière traditionnelle. La facture était alors imprimée pour être signée, puis classée dans un dossier rangé dans une armoire. Cela a changé lorsque l’entreprise est devenue, en 2023, une partie du groupe Feyter. La DAF, Natascha de Schrijver voulait digitaliser le processus de traitement des factures dès que possible. Elle recherchait une solution collaborative et parfaitement compatible avec leur logiciel ERP, Isah.

La solution Easy1 d’Easy Systems s’est avérée être le choix idéal.

Lorsque Natascha de Schrijver, après l’acquisition, est également devenue Responsable des processus financiers de Feyter Industrial Services, sa première priorité a été de digitaliser rapidement le traitement des factures. « Les factures n’étaient pas encore tamponnées, mais on n’en était pas loin » dit-elle en plaisantant.

« La question n’était pas de savoir si nous devions digitaliser, c’était une nécessité. Avec un processus papier, le service financier manque presque totalement de visibilité. Tant qu’une facture n’est pas approuvée et traitées, vous ne savez pas où elle se trouve ou pourquoi son traitement est retardé. Ce manque de clarté empêche également d’avoir une vision précise de la situation financière et des obligations de paiement. »

Traitement automatique des factures avec Isah

En résumé : le processus pouvait être plus rapide, plus efficace et plus clair. Natascha a recherché une solution pour traiter les factures de manière digitale et automatique, intégrée au logiciel ERP de l’entreprise : Isah.

Elle a rapidement opté pour la plateforme Easy1 d’Easy Systems, qui est désormais implémentée avec succès. 

Natascha constate plusieurs avantages liés à cette digitalisation : 

« Dès que la facture arrive, elle est traçable. Vous pouvez voir d’un coup d’œil combien de factures attendent une approbation et à qui elles sont attribuées. De plus, vous pouvez répondre rapidement aux questions des fournisseurs, car les factures sont faciles à retrouver. Cela permet un gain de temps considérable et un meilleur contrôle. »

Garanti sans erreur et accélérateur de process

Elle remarque également que le traitement automatique des factures est beaucoup moins sujet aux erreurs et fait gagner énormément de temps. Mes factures de commande sont automatiquement associées à l’ordre d’achat et à la réception des marchandises. Ainsi, une facture est automatiquement validée et n’a plus besoin d’être traitée par un employé. « Cela nécessite toutefois un processus bien structuré en amont« , précise Natascha. 

« Si l’ordre d’achat ou la réception des marchandises ne sont pas correctement enregistrés dans Isah, la facture ne peut pas être associée. » 

« Grâce à la digitalisation, on peut accomplir davantage.« , poursuit Natascha. 

« Et cela libère du temps pour d’autres tâches. Je trouve important que mes collègues aient l’espace pour réfléchir à ce que nous faisons et comment nous pouvons améliorer ou rendre nos processus plus efficaces. Si vous êtes uniquement occupé à traiter manuellement des factures, vous n’avez plus de temps pour cela.« 

La finance, un partenaire stratégique

L’automatisation permet également au service financier de jouer un rôle plus stratégique. « Par le passé, la finance était souvent perçue comme un département qui regarde en arrière, alors que nous devrions justement regarder vers l’avant.« , explique Natascha. 

« Avec les bons chiffres et les bons outils, nous pouvons aider l’organisation à prendre des décisions stratégiques et à fournir une vision claire de ce qui se passe à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.« 

Un logiciel de traitement des factures intuitif

Easy1 est désormais utilisé depuis quelques temps chez Feyter Industrial Services, et les expériences sont positives. Natascha est particulièrement satisfaite de la facilité d’utilisation de la solution. 

« Certains logiciels sont tellement complexes que les utilisateurs s’y perdent. Ce n’est absolument pas le cas avec Easy1 : son utilisation est intuitive. C’est particulièrement important pour les collègues qui approuvent les factures, car cela représente une tâche supplémentaire pour eux. Cela ne doit donc pas être trop complexe ni prendre trop de temps. » 

Elle est également satisfaite de la collaboration avec les employés d’Easy Systems : « Le contact se passe bien, mais il est rarement nécessaire. Le logiciel fait ce qu’il est censé faire : traiter rapidement et correctement les factures. C’est exactement ce qu’on attend. »

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