Témoignage Pigeon TP / Syleg / Primobox

Témoignage Pigeon TP CIDF – Dématérialisation des bulletins de paie


Pouvez-vous vous présenter ?

François Cadeau, Directeur Administratif et Financier de la société Pigeon TP centre Ile-de-France depuis plus de 20 ans. J’occupe ce poste dans différentes configurations au rythme de l’évolution du périmètre de la société. Au quotidien, je supervise la partie RH. Je travaille avec deux collaboratrices qui s’occupent de toute la gestion du personnel et de la paie. Je m’occupe aussi de la partie finance, comptabilité, et un peu des services généraux.

 

Parlez-nous de l’activité du groupe Pigeon TP ?

Le groupe Pigeon œuvre dans le grand Ouest sur le secteur des Travaux Publics depuis plus de 90 ans.

Le groupe est divisé en 3 métiers principaux : l’exploitation de carrière dans le secteur granulats et environnement (métier principal et historique du groupe), les travaux publics et le béton prêt à l’emploi.

Créée en 2013, Pigeon TP Centre Ile-de-France est une filiale du groupe Pigeon qui emploie 215 collaborateurs. Elle réalise 500 chantiers d’aménagement urbain et d’enrobés chaque année en Sarthe, Eure-et-Loir et dans les Yvelines.
Ses métiers principaux sont l’entretien et la création de voiries, la construction et l’aménagement de plateformes industrielles, l’aménagement de voiries dans les communes et villes ainsi que de la location d’engins.

 

« Avant nous faisions une édition papier des différents bulletins et une collaboratrice les mettait sous pli. »

 

Comment l’entreprise traitait les bulletins de paie avant la solution DEMAT RH ?

La paie est gérée en interne, de la saisie des heures et des charges sociales à l’établissement des bulletins puis l’envoi. Avant nous faisions une édition papier des différents bulletins et une collaboratrice les mettait sous pli. Les bulletins étaient ensuite envoyés aux salariés.

Cela prenait environ une demi-journée pour l’édition et la mise sous pli des bulletins de paie et des documents liés.

 

Qu’est-ce qui vous a conduit à vouloir changer la situation ?

Mes collaboratrices trouvaient que l’édition et la mise sous pli des bulletins était une tâche fastidieuse et longue. Tous les mois c’était une demi-journée qui y était consacrée, au détriment d’autres tâches. Nous avons cherché des solutions pour gagner du temps et optimiser ce processus.

La première solution à laquelle nous avons pensé était de sous-traiter les envois des bulletins. J’avais pris contact avec une solution d’externalisation des envois postaux. Puis, au travers de diverses réunions, j’ai pris connaissance de solutions de dématérialisation complète.

Au début, j’ai hésité parce que je ne voulais pas passer tout de suite à la dématérialisation totale par peur du changement. Nous ne sommes pas dans un secteur où la culture informatique est très poussée et je ne voulais pas brusquer les salariés avec cette évolution technologique.

Et puis l’an dernier, le contexte ambiant ayant changé la donne, j’ai décidé de passer à la dématérialisation en installant DEMAT RH par l’intermédiaire de Syleg. Nous nous dirigeons vers la dématérialisation totale, alors autant anticiper les choses plutôt que de commencer avec une solution intermédiaire.

 

Pourquoi avoir choisi SYLEG/DEMAT RH ?

Il y a 4-5 ans, je réfléchissais à une solution de dématérialisation fournisseurs, et c’est comme ça que j’ai connu Syleg et Pascal Ridou (commercial). Nous avons fait connaissance à ce moment-là, mais le projet n’a pas abouti pour la partie fournisseurs. Lorsque M. Ridou m’a sollicité l’an dernier pour savoir où j’en étais dans les projets de dématérialisation, c’est là que je lui ai parlé de mon souhait de dématérialiser les bulletins de paie, et il m’a présenté DEMAT RH.

 

A-t-il pu vous rassurer dans vos craintes ?

En effet, il m’a expliqué que par rapport à la mise en place d’une solution de dématérialisation fournisseurs, c’était quelque chose de beaucoup plus simple et plus rapide à déployer. Ce qui a été rassurant en termes de mobilisation d’équipe et de processus à mettre en place.

 

« Cela lui libère au minimum une demi-journée par mois pour pouvoir réaliser une tâche à plus forte valeur ajoutée. »

 

Avec le recul, quel est votre ressenti sur la mise en place de la solution ?

Globalement c’est assez facile. Il a eu quelques soucis techniques pour les pièces jointes avec les bulletins (suivi d’heures) mais en quelques semaines, les premiers essais ont été faits. C’est relativement simple à mettre en place.

Le plus complexe selon moi a été la communication interne auprès des salariés lors de la mise en place. Le kit de communication fourni et transmis de façon dématérialisée n’a pas été suffisant. Les réunions d’explication en face à face avec les collaborateurs nous ont manqué pour démystifier l’aspect sécurité de la solution et apporter plus d’informations, pour les rassurer et favoriser l’adhésion.

 

Quels bénéfices avez-vous constaté suite à la mise en place de DEMAT RH ? 

Principalement un gain de temps et une simplification de la tâche pour l’équipe RH. Avant cela prenait 4h pour la responsable de la paie, aujourd’hui cela lui prend à peine 1h. Cela lui libère au minimum une demi-journée par mois pour pouvoir réaliser une tâche à plus forte valeur ajoutée.

Nous avons également gagné en rapidité et en simplicité. Les bulletins sont désormais distribués en temps réel aux salariés. Avant, entre l’émission du virement et le moment où la fiche de paie était envoyée, il pouvait s’écouler quelques jours.

 

Quels sont les retours de la direction et des équipes ?

La direction est satisfaite du changement, il n’y a eu aucun retour négatif. Pour l’équipe RH c’est un confort de travail au quotidien. Depuis la mise en place de DEMAT RH la responsable paie consacre à peine 1h par mois à l’envoi des fiches de salaire contre une demi-journée auparavant.

Du côté des collaborateurs, nous constatons environ 65% d’adhésion au bulletin électronique. J’ai été surpris de voir que des salariés qui n’ont pas forcément une aisance avec l’informatique ont adhéré directement. À l’inverse, certaines personnes sont restées au papier alors qu’elles utilisent un ordinateur au quotidien dans leur travail.

Nous avons prévu une piqûre de rappel avant l’été pour motiver ceux qui sont encore au bulletin papier. Nous allons présenter des retours d’expérience et montrer que ça fonctionne bien, que chacun trouve son compte dans la dématérialisation. Peut-être qu’en voyant que tout se passe bien pour leurs collègues, ils seront rassurés et opteront pour le bulletin de paie électronique. J’espère atteindre les 80% d’adhésion dans les mois à venir.

 

« Cela montre qu’un accompagnement est nécessaire dans chaque projet. En effet, même sur un sujet simple, il peut y avoir des freins au changement. »

 

Pensez-vous dématérialiser d’autres processus (RH ou autres) ?

Oui, j’ai beaucoup de projets de dématérialisation. J’aimerais embrayer sur d’autres problématiques. La prochaine étape, et c’est un sujet qui me tient à cœur, sera la dématérialisation des factures fournisseurs. C’est un sujet qui est traité au niveau groupe, il va falloir être plus patient.

 

Est-ce que ça vous a rassuré de commencer par un projet simple comme DEMAT RH ?

Effectivement, même si je n’avais pas d’inquiétude particulière sur le fonctionnement ou la mise en place, c’est rassurant. Cela montre qu’un accompagnement est nécessaire dans chaque projet. En effet, même sur un sujet simple, il peut y avoir des freins au changement.

 

Etes-vous satisfait de vos échanges avec Syleg et Primobox ? 

Oui, les échanges avec l’équipe commerciale et technique de Syleg sont bons. Ils ont été réactifs et clairs concernant les points techniques. Parfois, on peut avoir du mal à se comprendre avec les équipes informatiques qui parlent leur propre langage mais ça n’a pas été le cas ici. Lorsque nous avons rencontré des problèmes techniques, cela a été résolu rapidement. De même avec les équipes Primobox, ils sont facilement accessibles et c’est très agréable. On a toujours besoin d’avoir un contact humain derrière une solution informatique.