Dématérialisation des factures fournisseurs

Pourquoi dématérialiser vos factures entrantes ?

Fournisseurs

Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs

Accéleration

Réduire le coût et temps de traitement de vos factures fournisseurs

Traçabilité

Améliorer la traçabilité et visibilité

Stop Courrier

S'affranchir du traitement manuel et du stockage des factures papier

COMMENT DÉMATÉRIALISER VOS FACTURES FOURNISSEURS ?

Vos factures Les factures que vous réceptionnez sont directement intégrées dans une solution de dématérialisation. Tous les supports sont compatibles : papier, PDF, XML, EDI, Portail dédié...
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Numerisation

Scan OCR

La première étape consiste à comprendre votre facture : le logiciel de dématérialisation va procéder à une reconnaissance des caractères avec un procédé nommé Optical Character Recognition (OCR).

Une fois comprise, la facture sera lue et enregistrée avec une technologie de Lecture Automatique de Documents (LAD).

Si le logiciel ne parvient pas à comprendre tout ou une partie du document, il est envoyé en ‘vidéocodage’, c’est à dire à un opérateur qui va assister la reconnaissance.

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Cut off comptable

Contrôle de conformité

Votre facture numérisée subit une série de contrôles pour limiter les risques : 

  • Vérification de l’existence du fournisseur
  • Vérification des champs obligatoire (numéro de TVA intracommunautaire , SIREN etc.) 
  • Existence de doublon
  • Détails de la société émettrice de la facture (IBAN, …)
  • Cohérence des informations (montants HT + TVA = TTC)
3
Rapprochement de documents

Imputation comptable

La facture est ensuite imputée dans la solution selon 4 scénarios : 

  • Rapprochement automatique avec bon de commande
  • Rapprochement automatique avec contrats récurrents
  • Imputation selon votre modèle prédéfini (sans bon de commande) 
  • Imputation manuelle (sans bon de commande) 
4
Contrôle de gestion

Workflow de validation

Une fois imputée dans la solution, votre facture fournisseur peut être vérifiée et/ou validée. 

Vous pouvez entièrement personnaliser vos workflows en fonction de vos différents processus : les factures avec commande, contrats non rapprochés, factures sans commande…

5
Processus informatique

Transfert pour paiement

Transfert de vos écritures comptables, ainsi que du bon à payer vers votre comptabilité. 

6
Archivage

Archivage

Une fois toutes ces opérations effectuées, votre facture est archivée sur un serveur sécurisé. Elle devient disponible même en mobilité.

LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS

PAF

Facilitateur de la mise en place de Piste d'Audit Fiable

Une solution de dématérialisation permet de répondre aux 3 principes de la PAF qui est de pouvoir garantir la traçabilité, l'intégrité et la lisibilité de la facture.

Gains et bénéfices

Réduction des coûts de traitement des factures

En moyenne, une facture traitée manuellement coûte 17,60€ à traiter. Ce chiffre descend à 6,70€ grâce aux solutions de dématérialisation, soit une réduction de 62%.

Traçabilité

Visibilité & contrôle du processus

Tracez le parcours de traitement de vos factures simplement.

Processus informatique

Traitement 24/24 7/7 automatique & intelligent

Le traitement des factures est une tâche à faible valeur ajoutée et chronophage. Un système automatisé permet de gagner en performance et de diminuer le nombre d'erreur.

Fournisseurs

Meilleures négociations des contrats avec vos fournisseurs

L'accélération des paiements permet de mieux (re)négocier les contrats fournisseurs.

Accès documents depuis mobile

Accès à vos documents à tout moment

Un accès centralisé et sécurisé permet à tous les collaborateurs d'accéder aux bonnes informations en toutes circonstances, au bureau ou en mobilité.

Recherche

Recherche étendue

Permet de trouver une information dans le corps d'une facture, et non seulement dans le titre.

Tableau de bord

Fonctions de reporting avancée

De meilleurs outils, plus simples, plus puissants qui offrent la possibilité de mieux gérer les dépenses.

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LES PLUS SYLEG

  • Une équipe à taille humaine à votre écoute
  • Une expertise de plus de 10 ans pour qualifier vos besoins et vous apporter une solution sur mesure
  • Une maitrise parfaite de nos logiciels partenaires
  • Une formation adaptée à la maturité de vos équipes
  • Une hotline dédiée à répondre à vos difficultés

EN SITUATION

Tronico - REX

Tronico

#PME #Industrie

Tronico est une entreprise avec qui cherchait une solution de gestion des factures fournisseurs. Ils ont fait confiance à Syleg, qui a pu se montrer force de proposition pour amener Tronico à exploiter un maximum la solution pour leurs besoins spécifiques. Suite à un audit, Syleg a fait des orientations de paramétrages pour ajouter un workflow et une gestion des litiges en association avec l'outil métier. La facilitation du suivi de la DEB (déclaration d'échange de bien) et le pré-enregistrement comptable est aussi une fonctionnalité que Syleg a mis en place chez Tronico.

ETPO - REX

ETPO

#GrandeEntreprise #Bâtiment

ETPO est une société dans le bâtiment qui cherchait une solution de gestion des factures fournisseurs. Suite à l'audit réalisé, Syleg a diagnostiqué qu'il était important de faciliter la gestion de l'intérim (saisi des heures), de la TVA intracommunautaire et des retenues de garantie. L'outil leur a aussi permis d'améliorer le travail d'équipe avec la connexion à distance. Les échanges entre les équipes sur le terrain et dans les bureaux sont facilités.