En comptabilité, il existe plusieurs types de factures, qui s’adaptent en fonction des cas. Il est donc essentiel, pour vous, de les connaître afin de pouvoir facturer vos clients.
Comment faire une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? … On répond à vos questions !
Bonus : À la fin de cet article, vous trouverez plusieurs modèles de factures, disponibles gratuitement.
Définition d’une facture
Une facture est un document commercial, comptable et juridique. Ce document détaille la quantité, la nature et les conditions d’achats et de ventes de marchandises ou de prestations de services. La facture possède une valeur juridique importante, elle est un élément de preuve d’une opération commerciale.
Elle est obligatoire, dans le cadre d’une activité professionnelle, pour toute vente de marchandises ou de prestations de services.
La facture remplit 3 fonctions :
- Matérialisation d’une transaction financière
- Justificatif comptable
- Support à l’exercice des droits sur la TVA
Plusieurs types de facture existent
En comptabilité, il existe plusieurs types de factures. Elles s’adaptent selon les cas.
Facture classique : Ce type de facturation est le plus courant et le plus utilisé. La facture classique est réalisée dès lors que vous vendez un bien ou une prestation de service à un client.
Facture d’achat : elle est émise par le fournisseur pour le paiement de biens ou services achetés par l’entreprise.
Facture de vente : elle est émise par l’entreprise pour le paiement des biens ou services vendus à un client.
Facture de service : elle est émise pour le paiement de services rendus par l’entreprise, tels que des conseils, des prestations de services, etc.
Facture proforma : C’est un document provisoire. Elle est utilisée pour fournir une estimation des coûts et des détails des produits ou services que l’entreprise propose avant la conclusion d’une vente. La facture proforma n’a pas de valeur juridique ou comptable, elle possède surtout une valeur informative.
Facture rectificative : elle est émise pour corriger une facture incorrecte ou inexacte, notamment en cas d’erreur de prix, de quantité ou de taxes. Elle peut également être émise à la suite d’une demande de remboursement ou suite à un impayé.
Facture d’avoir : elle est émise pour annuler une facture existante, notamment en cas de retour de marchandises, de réduction de prix ou de remise. Elle est aussi émise pour rembourser un client insatisfait ou dans le cas de ruptures de stocks. Elle indique une réduction du montant à payer.
Facture de situation/d’avancement : Cette facture permet d’étaler les paiements sur une longue période. Elle est calculée selon le pourcentage de travaux réalisés par rapport à la réalisation finale.
Facture d’acompte : La facture d’acompte est le type de facturation le plus utilisé en France. Elle est émise pour le paiement partiel ou l’avance du montant total d’une facture, notamment pour les commandes importantes ou les projets à long terme. Autrement dit, cela vous permet de toucher une partie du montant total avant la livraison ou avant la fin d’une prestation de services.
Facture électronique : Une facture électronique est émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Elle possède un socle minimal de données sous forme structurée.
Facture de régularisation : Souvent utilisée par les fournisseurs de gaz, d’eau ou d’électricité, elle permet de régulariser la situation du client, qui a déjà réglé une prestation estimée.Facture de clôture : Elle est délivrée à la fin d’une prestation ou suite à la livraison d’un produit. Elle permet de clôturer une période de consommation et un contrat entre un fournisseur et un client.
Comment créer une facture ?
- Informations de base : Commencez par inclure les informations de base sur la facture, telles que le nom et l’adresse de votre entreprise, la date de la facture, le numéro de la facture et le nom et l’adresse du client.
- Description des produits ou services : Incluez une description détaillée des produits ou services fournis, ainsi que les quantités, les prix unitaires, les taux de taxe et le montant total.
- Calcul des totaux : Calculez le sous-total de tous les articles, ainsi que les taxes applicables et les frais d’expédition si nécessaire. Ajoutez ces montants pour obtenir le total de la facture.
- Conditions de paiement : Incluez les conditions de paiement, telles que les délais de paiement, les modes de paiement acceptés et les pénalités en cas de retard de paiement.
- Coordonnées de contact : Incluez les coordonnées de contact de votre entreprise, telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et l’adresse postale, pour que le client puisse vous contacter en cas de questions ou de problèmes.
- Personnalisation de la facture : Personnalisez la facture en ajoutant votre logo, en choisissant une police appropriée et en utilisant des couleurs qui correspondent à votre marque.
Il est recommandé d’utiliser des logiciels de facturation en ligne pour créer des factures rapidement et facilement, ainsi que pour suivre les paiements et les retards de paiement. Ces logiciels offrent également des modèles de facture personnalisables et la possibilité d’envoyer des rappels de paiement automatiques. Vous pouvez aussi utiliser des logiciels de facturation dématérialisée… etc
Est-t’il obligatoire d’éditer une facture ?
Une facture est obligatoire dans tous les cas suivants :
- Prestation de services ou de vente de marchandise entre professionnels
- Prestation de services, réalisée pour un particulier, d’un montant supérieur à 25€
- Activité de production, distribution ou services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle
- Ventes à distance pour lesquels l’acquéreur est un particulier
- Livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection et d’antiquité
- Si un particulier demande une note
C’est pourquoi il est important de réaliser un devis. Ce dernier possède la même valeur juridique qu’un contrat, il y a donc un certain engagement. Le devis va servir à sécuriser les relations commerciales avec le client.
Un devis est une protection pour le professionnel. En effet, le client est engagé dès lors qu’il a donné son accord pour l’exécution de la prestation ou l’achat du bien. Ce document, signé, peut servir de preuve devant la loi en cas de problèmes.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
Pour être valable, une facture doit comporter de nombreuses mentions obligatoires.
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de service
- L’identité du vendeur ou du prestataire de services (dénomination sociale ou nom/prénom si entrepreneur individuel, adresse du siège social + adresse de facturation si différente, numéro de SIRET ou SIREN, forme juridique, capital social pour les sociétés, numéro RCS, ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants, numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation pour les artisans)
- L’identité de l’acheteur ou du client (dénomination sociale ou nom pour un particulier, adresse, adresse de livraison + adresse de facturation si différente)
- Le numéro du bon de commande
- Le numéro d’identification à la TVA
- La désignation et le décompte des produits et services rendus (nature, marque, référence des produits et matériaux fournis + la main-d’œuvre pour les prestations, dénomination précise, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, remises, rabais)
- Le prix catalogue (prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis)
- Le taux de TVA légalement applicable
- L’éventuelle réduction de prix (rabais, ristournes, remises à la date de vente ou de la prestation de service)
- Le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- L’adresse de facturation
- Les informations sur le paiement (délai de paiement, conditions d’escompte, taux de pénalités en cas de retard ou de non-paiement)
- L’existence et la durée de garantie légale de conformité
Quelles sont les mentions particulières d’une facture ?
- “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté” si le vendeur ou le prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée
- “TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts” si le vendeur a un régime de franchise de TVA
- “Autoliquidation de la TVA” quand c’est l’entreprise principale qui déclare la TVA et non le sous-traitant
- Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité pour les artisans ou les micro-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire
Outils d’édition de facture
Avoir un logiciel de facturation est un élément clé pour une entreprise. En plus de disposer d’une organisation irréprochable et de gagner du temps, il vous garantit la conception de documents conformes légalement.
On vous a répertorié les 11 meilleurs logiciels de facturation, en 2023 :
- JLogiciels Facturation : Il permet de gérer les devis, les commandes, les bons de livraisons, les factures, les règlements et le suivi client. Ses avantages, il est fonctionnel sur tout support et sans installation et il est compatible avec l’ensemble des logiciels des experts-comptables.
- Evoliz : Ce logiciel doublement certifié loi anti-fraude permet d’éditer les devis et factures, relancer les impayés, suivre votre trésorerie ou encore connecter de nombreuses applications. Son atout majeur est son support client, disponible gratuitement.
- Tiime : Logiciel 100% gratuit, il assure toutes les fonctionnalités nécessaires en termes de factures (création et envoi, rapprochement bancaire automatique, remises et acomptes, personnalisation…)
- Magniv Pro : Il est surtout recommandé pour les indépendants et les petites entreprises. Il permet de créer des factures et des devis personnalisés et de les envoyer directement aux clients. Il possède également des tableaux de bord intuitifs.
- Facture.net : Cet outil permet de gérer les fichiers clients, de réaliser des devis et de générer des factures. En plus, il propose les principales fonctionnalités d’un CRM (classement par catégories, prévisionnel de chiffre d’affaires, export de documents…).
- Sellsy : C’est un outil de facturation personnalisable. Il offre la possibilité de créer des relances automatiques et de suivre les encaissements, et bien évidemment de concevoir des devis et générer des factures.
- Zervant : C’est un logiciel simple à utiliser et qui permet de créer et envoyer des factures par mail, de réaliser des devis et de télécharger les rapports de vente. Il existe une version gratuite et une version payante.
- Henrri : Ce logiciel est simple d’utilisation et gratuit à vie. Il permet de gérer et de créer des devis et des factures personnalisées. Il relance aussi les impayés et calcule le chiffre d’affaires en temps réel. Des options payantes sont proposées pour encore plus de fonctionnalités.
- Bilings Pro : C’est une application de facturation disponible uniquement sur IOS. Elle permet de gérer votre comptabilité et d’éditer des factures et devis en un seul clic.
- Quickbooks : Destiné aux entrepreneurs, ce logiciel offre la possibilité de gérer rapidement la facturation.
- Sage Business Cloud : Beaucoup utilisé par les micro-entrepreneurs, il permet de gérer les factures et la comptabilité facilement. Ce logiciel permet de réaliser des bons de commande ou encore de saisir les règlements.
Modèle facture
Modèle facture auto entrepreneur sans TVA
Modèle de facture auto-entrepreneur
Modèle facture prestation de service
Modèle facture acquittée
Modèle facture d’acompte
Modèle de relance d’un retard de paiement
Modèle de relance d’une facture impayée
FAQ – Factures
Qu’est-ce qu’une adresse de facturation ?
L’adresse de facturation correspond à l’identité et les coordonnées de la personne qui passe la commande.
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?
Une facture acquittée est la preuve que le règlement a été reçu par un fournisseur. Il s’agit d’une simple mention à ajouter sur la facture existante.
Qu’est-ce qu’une facture échue ?
Une facture échue est une facture dont la date d’échéance est dépassée, mais le règlement non effectué.
Faut-il mettre le numéro de siret ou de siren sur une facture ?
Oui. Le numéro de SIRET ou de SIREN fait partie des mentions obligatoires. Il est à mentionner impérativement.
Combien de temps garder une facture ?
Une facture doit être conservée sur une durée de 10 ans.
Quel est le délai d’envoi d’une facture ?
Selon la législation, une facture doit être envoyée au plus tard 15 jours après la date de livraison.
Quel est le délai de paiement d’une facture ?
Une facture doit être réglée dans les 30 jours suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Ce délai peut être supérieur, sans dépasser 60 jours, si cela est précisé dans le contrat.
Combien de temps doit-on attendre pour réclamer une facture impayée ?
Le délai de prescription d’une facture entre professionnels s’élève à 5 ans, à compter de la date à laquelle le paiement est dû. Dans le cas où la facture est destinée à un particulier, ce délai s’abaisse à 2 ans.
Quels risques en cas de non-respect du délai de paiement ?
En cas de non-respect des délais de paiement, une amende de 75 000€ maximum est attribuée à une personne physique et 2 000 000€ maximum pour une personne morale.
Comment faire une facture avec TVA en auto liquidation ?
Pour éditer une facture avec TVA en autoliquidation il suffit de réaliser une facture classique et d’y ajouter une mention sur l’autoliquidation.
