Dans le cadre de votre activité professionnelle vous pouvez être amené à établir une facture pro-forma suite à la demande d’un prospect. Qu’est-ce qu’une facture pro-forma ? Quelle(s) différence(s) entre une facture pro forma et un devis ? À quoi ressemble une facture pro-forma ? Nous répondons à toutes vos questions dans cet article.
Bonus : À la fin de cet article, deux modèles gratuits de factures pro forma.
Définition de la facture pro forma
Une facture pro forma ressemble à un devis. Elle est émise pour sa forme et son caractère informationnel, mais non définitive. Le terme « Pro forma » provient du latin et signifie « pour la forme ». La facture pro forma pourrait s’apparenter à une offre ou une estimation. Elle n’a ni valeur légale, ni valeur comptable.
A quoi sert une facture pro forma ?
La facture pro forma est envoyée en amont de la facture définitive. Une facture définitive est envoyée lorsque les produits ou les services ont été livrés. Une facture pro forma, de par son estimation, permet à celui qui la reçoit de justifier d’un futur achat.
Elle peut être nécessaire dans certains cas comme :
- L’importation ou l’exportation : Une facture pro forma peut servir de justificatif auprès des douanes pour des biens envoyés ou reçus de l’étranger. (exemple : voitures, objets d’arts, etc…). Cela fonctionne aussi avec des produits gratuits, comme des échantillons ou des produits renvoyés suite à l’activation de leur garantie.
- Demander un crédit à la banque : La facture pro forma permet à la banque d’avoir un justificatif du projet à financer.
- Négocier un escompte : Si vous avez besoin d’une avance de trésorerie de la part de votre banque, la facture pro forma permet de justifier cette demande.
- Anticiper une assurance : Une facture pro forma sert de justificatif auprès des entités concernées pour anticiper l’assurance du bien et/ou de son transport avant même qu’il arrive dans les mains de son acheteur.
Quelles sont les différences entre une facture pro forma et un devis ?
Une facture pro forma et un devis ont sensiblement la même utilité. À la différence qu’un devis engage une société qui l’a signé. Ce n’est pas le cas d’une facture pro forma. Elle n’a aucune valeur juridique ou légale.
La facture pro forma est gage d’information pour le prospect, mais n’oblige pas la société à acheter ou réaliser les prestations mentionnées sur la facture. Elle ne fait qu’informer des modalités d’une vente. En revanche, un devis engage une société.
Quelles sont les différences entre une facture pro forma et une facture classique ?
Une facture dite classique a une valeur légale qui donne lieu à un enregistrement légal. Ce n’est pas le cas d’une facture pro forma qui sert d’estimation avant l’achat d’un bien ou d’un service. Une facture pro forma sera remise avant l’expédition ou la consommation du bien / service et aucun paiement n’est demandé. La facture ordinaire quant à elle, est envoyée lorsque le bien / service a été expédié / consommé, et qu’un paiement est demandé.
Comment créer une facture pro forma, quelles informations faut-il ajouter ?
La facture pro forma dispose des mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique, à quelques exceptions près.
En effet, sur ce document, la mention “PROFORMA” doit être renseignée, la numérotation n’est pas obligatoire même si elle reste fortement conseillée pour une organisation optimale des documents de facturation. Les conditions de paiement n’ont également pas lieu d’apparaître.
Voici la liste des informations à faire apparaître sur votre facture pro forma :
- Mentionner que c’est une « facture proforma »
- La date de la facture pro forma
- Le numéro de la facture pro forma
- Les coordonnées du fournisseur
- Les coordonnées de l’acheteur
- Le détail des biens ou prestations (dénomination et quantité)
- Le nom ou la dénomination sociale de votre entreprise
- L’adresse de votre siège social
- Le numéro SIREN
- Le numéro de TVA intracommunautaire de votre entreprise
- Les coordonnées du client
- Le numéro de TVA intracommunautaire du client
- Le détail des biens ou prestations (dénomination et quantité)
- le décompte détaillé des services et/ou articles, en quantité et en prix unitaire
- le prix de la main-d’œuvre
- la somme globale à payer hors taxe (HT)
- les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC).
Pour avoir une facture proforma conforme et qui dispose de toutes les mentions obligatoires, utilisez un logiciel de facturation. Ce dernier vous permettra de ne pas avoir un document volant et d’éviter d’avoir à faire votre facture proforma dans Excel.
Modèle de facture pro forma gratuit
Pour vous aider, nous vous proposons deux modèles de factures pro forma.
Télécharger deux modèles de factures pro-forma
Comment convertir une facture pro forma en une facture définitive ?
C’est uniquement à la fin d’une transaction que vous pourrez convertir votre facture proforma en facture définitive ou autrement dit, classique.
Pour cela, vous devez réaliser quelques modifications :
- La mention “facture proforma” doit être remplacée par “facture”
- La numérotation de la facture doit reprendre la suite de vos factures classiques
- La date de la facture doit être mise à jour
- L’échéance du paiement doit être clairement mentionnée
Tadaaaam, le tour est joué, vous avez votre facture définitive !
Conclusion
La facture proforma est un document provisoire, sans valeur ni obligation légale, souvent utilisée dans le cadre d’échanges internationaux ou de négociations commerciales. Son objectif est de faciliter les relations commerciales en B2B.
Tout comme pour la facture classique, vous devez renseigner un certain nombre de mentions obligatoires. Ces dernières permettront, par la suite, de transformer la facture proforma en facture classique.
