Témoignage client : Daudruy
Daudruy est une entreprise familiale basée à Dunkerque (59) qui est spécialisée dans le raffinement d’huiles végétales et animales. Afin d’automatiser le traitement de ses 20 000 factures fournisseurs annuelles, Ludovic Millecamps a contacté Syleg pour la mise en place d’une solution adoptés aux problématiques de l’entreprise.
Découvrez l’interview de Ludovic Millecamps, Manager Administratif et Financier et Cécile Champalbert, Responsable du contrôle de gestion.
Aviez-vous des craintes avant de mettre en place le projet ?
“Je n’avais pas de craintes, je savais qu’il fallait passer par là si on voulait avancer dans la solution de la fonction finance. La crainte était dans la gestion du changement, la gestion du projet, et dans la bonne préparation du projet pour que cela soit un succès.“
Les équipes Syleg effectuaient un point hebdomadaire avec Ludovic Millecamps et Cécile Champalbert. Ces réunions permettaient de suivre le projet et ses avancées. Syleg a su se montrer disponible durant toute la durée du projet.
Quelle solution a été retenue ?
“Avec la dématérialisation, nous cherchions à tracer nos factures fournisseurs et arrêter les relances de notre service comptable pour gagner du temps et supprimer ces tâches sans valeur ajoutée. Pour ce faire, nous avons choisi ensemble, la solution Easy Systems. J’avais déjà travaillé sur des logiciels de dématérialisation auparavant et je retrouvais dans Easy Systems, un logiciel que j’avais déjà utilisé. J’ai vu le potentiel et ce que l’on pouvait en faire.”
Comment a été perçu le projet auprès de vos collaborateurs ?
«Tout le monde avait envie de gagner du temps.» explique Ludovic Millecamps.
Même si un projet de dématérialisation touche davantage le service comptabilité, la société Daudruy ne souhaitait pas que cela soit uniquement un projet de finance. C’est pourquoi les autres services ont également fait partie du comité de pilotage.
Comité de pilotage chez Daudruy :
• Bras droit de la direction
• Responsable du contrôle de gestion et chef de projet de dématérialisation
• Une comptable
• Service informatique
• Service logistique
La durée du projet
Du premier atelier à la mise en production, il s’est écoulé 6 mois.
Le projet s’est étendu car la structuration de la société n’est pas classique. C’est un projet multi-sociétés. Il y a également eu un travail conséquent sur la création d’interface avec l’ERP.
«Il a fallu réfléchir à la gestion de l’intercompagnie par exemple, qui est très important. Nous avons donc priorisé les différentes étapes d’installation, et c’est pour cela que l’on a pris un peu plus de temps qu’en théorie.», précise Ludovic Millecamps.
La phase d'analyse correspondait-elle à votre projet ?
«Grâce à votre méthodologie la phase d’analyse n’a pas pris plus de temps, nous avons réussi à faire tout ce que l’on souhaitait durant cette période.»
C’est lors de la phase de développement que Daudruy a accordé plus de temps et d’importance aux tests. Ne voulant faire l’impasse sur aucun sujet, ils se sont toujours demandé comment ils allaient pouvoir les traiter.
La dérive a été de 2 mois en terme de calendrier standard pour la société Daudruy : «Cependant ce n’était pas du retard puisqu’on trainaît sur la réalisation du projet. Nous sommes allés au bout des choses, ce qui nous a permis de ne pas avoir de bug lors du démarrage.» conclut Ludovic Millecamps.
Le changement en interne
Il y a eu différentes phases de communication afin d’accompagner le changement en interne. Une première communication pour informer les salariés des changements à venir et pour présenter la solution.
Une deuxième pour que les salariés avertissent les fournisseurs du passage à la dématérialisation. Et une troisième pour former les équipes à la solution avant son lancement.
«Les collaborateurs étaient contents d’avoir de l’information. Lorsqu’il y a eu la formation, ils ont trouvé ça pratique et conviviale. Par ailleurs, la dématérialisation nous a permis d’économiser sur notre temps de travail, avoir une Piste d’Audit Fiable consistante, améliorer les conditions de travail et engager notre Daudruy dans le respect de l’environnement grâce au 0 papier»
Vos fournisseurs ont-ils adhéré au projet ?
« Oui. Assez rapidement ça a basculé. On reçoit encore des factures papiers aujourd’hui, mais très peu ! J’ai très rapidement vu la bascule vers les mails. »
Un mot par rapport à vos échanges avec Syleg durant ce projet ?
Ludovic Millecamps et Cécile Champalbert faisaient un point toutes les semaines avec nos équipes, et plus particulièrement avec Sylvain Battut, qui était à la direction du projet Daudruy. En parallèle, le comité de pilotage chez Daudruy réalisait une réunion hebdomadaire.
« L’accompagnement a été très bon sur tout le déploiement du projet. Sylvain a été très disponible et arrangeant. On a eu des informations poussées en plusieurs fois, ce qui permet à tout le monde de bien intégrer l’information. Une partie de la formation s’est faite en visio et puis il y a eu une partie de pratique, c’était un bon compromis, cela a permis à tout le monde d’absorber les informations sur une période assez longue. Quand on a lancé la solution, les comptables étaient prêtes. Thierry (Consultant Syleg) était également très réactif. On avait des contacts directs, on savait à qui s’adresser, la communication était très facile. On n’envoyait pas juste un ticket sur un service support. »
