Pour commencer, il est important de comprendre qu’un projet de dématérialisation fiscale n’est pas seulement un projet finance. Il va impacter toutes les personnes dont le métier est en lien avec la facture : de l’engagement de la dépense jusqu’au valideur de la facture, le fournisseur qui émet cette facture et le client qui la reçoit.
Pour que l’outil de dématérialisation que vous souhaitez mettre en place vous donne entière satisfaction, il ne faut pas négliger le temps que vos équipes vont y dédier.
L’équipe projet
Pour préparer l’arrivée du projet de dématérialisation, il vous faut une équipe !
Elle doit se composer des profils suivants :
- Contrôleur de gestion (car l’analytique doit être porté par l’achat pour gagner du temps sur la collecte de données pour la consolidation)
- Comptable (car ils sont au cœur de cette transformation)
- Acheteur des achats directs (car cela peut avoir un impact sur le traitement des litiges)
- Acheteur frais généraux (car leurs achats sont rarement formalisés dans un outil)
- Responsable informatique
Selon les profils, les implications ne sont pas les mêmes et les moments de charge non plus.
Selon la taille et la structure de votre entreprise, certains profils seront mutualisés sur la même personne.
Le rôle du sponsor
Comme dans tout projet, le sponsor a un rôle primordial :
- il supervise le cadrage du projet
- il alloue les ressources nécessaires au projet
- il s’implique dans la communication interne et externe du projet
- il procède aux arbitrages
- il est l’appui du chef de projet
Il peut être un expert métier comme un DAF mais ce n’est pas une obligation.
Le chef de projet quant à lui est une personne du métier comme le Responsable comptable par exemple car il est important de s’appuyer sur son expertise.
Le chef de projet organise et conduit le projet de bout en bout. Il assume la responsabilité des différentes phases, depuis la traduction des besoins utilisateurs en spécifications fonctionnelles et techniques, jusqu’à la recette utilisateur, voire la mise en production.
Si votre entreprise n’a pas de chef de projet interne, il est possible d’externaliser ce rôle à une entreprise de conseil.
Il est accompagné par un chef de projet Système d’information, qui lui est garant de la mise en place technique avec tout le travail d’interfaces avec les outils métiers. Il fait le lien avec les intégrateurs ou éditeurs de ces outils pour faciliter les échanges.
Sans équipe projet, vous prenez le risque que le reste des acteurs n’adhèrent pas à l’outil. Les membres de l’équipe projet sont les meilleurs ambassadeurs de votre entreprise, ils participent à la gestion du changement.
Ils garantissent également que les processus qui ont été définis correspondent à vos besoins.
