Dès 2026, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises. Les factures transmises sous format électronique passeront obligatoirement par le portail public de facturation (PPF) ou par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et devront respecter la norme européenne EN16931. Un socle minimal est mis en place et est composé de 3 formats de facture électronique.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Pour rappel, une facture électronique est un document disponible uniquement en numérique. Elle est émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée.
La facture électronique dispose d’un nombre minimum de données sous format structuré. C’est ce qui explique sa différence avec une facture papier ou PDF.
Je veux en savoir plus sur la facture électronique
Le format UBL (Universal Business Language)
Le format UBL est promu par l’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).
C’est un format dit “standard” qui permet de simplifier le traitement de la facture.
Le format UBL est constitué d’un fichier XML qui comporte l’intégralité des informations d’une facture PDF classique, mais dans un format structuré et fixe.
Pour la lecture et l’interprétation de ces factures, il est nécessaire de faire appel à un “traducteur”. En effet, elles ne sont pas visibles à l’œil nu.
Le format UBL a plusieurs avantages, aussi bien pour l’émetteur que pour le destinataire.
Pour l’émetteur :
- Traitement et paiement des factures, plus rapide
Pour le destinataire :
- Gain de temps : Les données sont automatiquement extraites du fichier XML donc il n’y a plus de tâches manuelles liées à cette mission
- Gain d’argent : Le traitement de la facture coûte moins cher
- Le risque d’erreur humaine est moindre
Le format CII (Cross Industry Invoice)
Le format CII est promu par l’UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).
Comme le format UBL, il s’agit également d’un fichier XML.
Ce format CII, autrement appelé “facture inter-industries” est surtout utilisé pour les échanges mondiaux, entre partenaires commerciales.
Ces deux premiers formats seront peu utilisés par les TPE et PME. En effet, ces formats non visibles par l’œil humain nécessitent plus de ressources.
La Factur-X
La Factur-X est le format le plus récent des trois. Développé par la France et l’Allemagne, c’est le format le plus simple et le moins coûteux à mettre en place.
Ces factures dites “mixtes” sont constituées d’un fichier PDF, lisible par l’œil humain, et d’un fichier XML, lisible par les outils informatiques. Le fichier XML contient toutes les données essentielles, sous format structuré.
La Factur-X permet de structurer et d’automatiser les données. Elle peut être traitée aussi bien par les systèmes d’information internes que par les systèmes d’information externes.
Un des avantages majeurs de ce format est le fait qu’il soit accessible à toutes les entreprises !
Mais, ce format possède d’autres avantages :
- Gain de temps
- Plus de numérisation
- Factures directement envoyées aux clients
- Factures conformes fiscalement
Au plus tard de la réforme, c’est-à-dire en 2026, les factures papier et PDF simple ne seront plus acceptées et plus valables en France.
Rappel : Le calendrier de la réforme
À partir de 2026, l’État oblige toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, à émettre leurs factures par voie électronique.
Puis, concernant l’émission des factures sous format électronique, elle est échelonnées selon la taille des entreprises :
- Grandes Entreprises (plus de 5000 ou CA >1.5 milliards d’€): 1er juillet 2024
- Entreprises de Tailles Intermédiaires (de 250 à 5000 salariés ou CA<1.5 milliards d’€) : 1er janvier 2025
- Petites et Moyennes Entreprises (moins de 250 salariés ou CA < 50 millions d’€) : 1er janvier 2026
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