La dématérialisation est plus que jamais au cœur des préoccupations avec la réforme à venir sur la facture électronique. Pour répondre à ses enjeux, il est nécessaire de réaliser un état des lieux, encore appelé audit, de la démarche de transformation numérique.
Qu’est-ce qu’un audit ?
Un audit correspond à une procédure d’analyse du fonctionnement d’une entreprise ou de l’un de ses services.
Dans le cas d’un projet de dématérialisation l’intérêt de l’audit va être de mesurer les processus existants afin de les améliorer et les optimiser.
Avant d’explorer l’important de l’audit, il est essentiel de comprendre ce qu’est la dématérialisation des processus financiers. La facture électronique va devenir obligatoire à l’horizon 2026, elle a notamment pour intérêt de minimiser les risques d’erreurs, améliorer la traçabilité des transactions, fiabiliser les données et supprimer les tâches chronophages.
Pourquoi réaliser un audit de son entreprise ?
- Conformité réglementaire : Avec l’obligation à venir de la facture électronique, les entreprises doivent s’assurer qu’elles respectent les normes et réglementations en vigueur. Un audit permet de vérifier que tous les processus et systèmes sont conformes aux exigences légales, ce qui évite les risques de sanctions et de litiges. Pour rappel, si vous n’êtes pas en conformité avec la loi à l’horizon 2026, votre entreprise risque de recevoir une forte amende.
- Fiabilité des données : L’audit garantit l’exactitude et l’intégrité des données financières transmises électroniquement. Cela implique la validation des systèmes de gestion des documents électroniques, des protocoles de sécurité et des procédures de sauvegarde pour s’assurer que les informations sont complètes et fiables.
- Identification des lacunes : En examinant attentivement les processus existants, un audit peut révéler les éventuelles lacunes dans les systèmes ou les pratiques commerciales. Cela permet aux entreprises de prendre des mesures correctives pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les risques de fraude ou d’erreur.
- Optimisation des processus : Un audit bien mené peut aider les entreprises à identifier les opportunités d’automatisation et d’optimisation des processus liés à la facturation électronique. Cela peut conduire à des économies de temps et de ressources, ainsi qu’à une meilleure satisfaction des clients grâce à des cycles de paiement plus rapides et à une communication plus efficace.
- Préparation aux contrôles externes : Les organismes de réglementation peuvent effectuer des contrôles pour vérifier la conformité des entreprises à la législation sur la facturation électronique. Un audit préalable permet de se préparer à ces inspection en assurant que toutes les exigences sont remplies et que des documents justificatifs adéquats sont disponibles.
La méthodologie de l’audit
Un audit ne doit pas être fait n’importe comment ! Cela nécessite de la méthodologie utilisant des outils connus de l’amélioration continue telle que la Roue de Deming.
Dans un premier temps, il est essentiel de définir vos objectifs et le contexte de cet audit. Lister les tâches à effectuer ou encore décider de la manière dont vous allez réaliser l’audit. Vous pourrez passer à l’action une fois que vous aurez effectué cette étape.
La deuxième étape consiste à analyser votre méthodologie au travail, votre organisation et identifier les flux, etc.
Ensuite, vous allez passer sur une phase clé pour l’amélioration continue : l’analyse des résultats, la comparaison avec le prévisionnel puis la présentation de ces résultats aux personnes concernées.
La dernière étape va être celle de l’ajustement. Vous allez devoir prendre les bonnes décisions suite aux constats que vous avez pu faire lors de la phase d’analyse.
Grâce à cet audit, vous aurez en votre possession toutes les informations nécessaires au succès de votre transition digitale. La facture électronique, le P2P et le reporting financier n’auront plus de secrets pour vous !
Les 5 points d’attention pour un projet de dématérialisation réussi
Avant de dématérialiser les processus de son entreprise, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs :
- La maturité digitale de l’entreprise
- La culture de la donnée dans l’entreprise
- Remettre en question la supply chain, les relations fournisseurs et la fonction achat
- Connaître le processus de gestion des factures et des contrats
- Savoir si votre entreprise dispose d’un scénario de crise
