L’obligation à la facture électronique en 2024 ne remet pas en cause la nécessite de rédiger une piste d’audit fiable. Cependant, la dématérialisation des factures devrait, vous aidez dans la réalisation de celle-ci.
La piste d’audit fiable, qu’est-ce que c’est ? :
La piste d’audit fiable est une documentation orale (pour les TPE) ou écrite (pour les PME / Grandes Entreprises) qui permet de décrire le processus d’une facture dans l’entreprise en retraçant les divers contrôles internes qu’elle subit. Cette documentation permet de prouver la validité des factures. L’administration fiscale exige que la PAF garantisse l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu, et sa lisibilité.
La PAF concerne quelles entreprises ?
Chaque entreprise qui reçoit encore des factures papiers et/ou en PDF simple se doit d’avoir une Piste d’Audit Fiable.
Cependant, cette documentation n’a pas la même forme selon la taille de l’entreprise :
- Pour les TPE : Une explication orale suffit
- Pour les PME : Une documentation écrite synthétique est suffisante
- Pour les grandes entreprises : Une documentation écrite détaillée est demandé
Quel est le rôle de la dématérialisation dans l’écriture de la PAF ?
« L’objectif de la dématérialisation va être de fiabiliser, mais également simplifier l’organisation au sein de l’entreprise puisque la dématérialisation va justement permettre la documentation des contrôles qui doivent être implémentés pour la réalisation de cette piste d’audit fiable. Forcément, si je n’ai plus de contrôles manuels, mais des contrôles qui sont informatisés grâces à la dématérialisation, je vais forcément être gagnant, gagner du temps et gagner en efficacité au sein de l’entreprise. »
Anne Laure Delalande (KPMG)
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La rédaction de sa piste d’audit fiable :
1) Cartographier ses flux de facturation
Avant de pouvoir écrire la piste d’audit fiable, vous devez déjà identifier tous les processus du traitement de vos factures. Cependant, vous avez besoin de bien connaître les flux de votre entreprise. Pour ce faire, entourez-vous des interlocuteurs concernés (collaborateurs, fournisseurs, clients).
Cette étape va vous permettre de connaître les étapes du processus de traitement : Où arrive la facture ? Combien de personne la contrôle ? Qui l’archive ? etc…
A savoir qu’il faut faire une piste d’audit fiable par flux.
Puis, à la fin de cette première étape, vous devez être capable de retracer le chemin que parcours la facture de sa réception à son archivage.
2) Analyser vos processus
A la fin de la première étape, une fois vos processus à plat, vous pouvez analyser la gestion de vos factures. Ainsi, en voyant les différentes étapes de validation de la facture, profitez-en pour optimiser le traitement de vos factures. Pouvez-vous éviter une photocopie inutile ? Un workflow en trop ? Un processus de validation trop long ? etc..
3) Vérifier les obligations réglementaires spécifiques aux différents flux
Une fois vos processus de traitement recensés, vous devez vérifier que les obligations réglementaires à chaque flux sont bien mises en place. Cela peut aller des mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture, à la sécurité de l’archivage, etc…
4) Rédiger la documentation
Vous pouvez passer à la rédaction du document en fonction de la taille de votre entreprise. C’est donc ce document que vous devrez transmettre à l’administration fiscale en cas de contrôle. Vous devez mettre cette documentation à jour pour tous les changements de processus.
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