Témoignage client : Cholet Sports Loisirs
Cholet Sports Loisirs est une société créée en 2003 qui traite plus de 2600 factures par an. Dans le cadre de la digitalisation de leur processus financiers, ils ont choisi d’intégrer avec Syleg, la solution Basware Invoice Ready.
Découvrez l’interview réalisée en mars 2024 d’Emmanuel Gaté, Directeur financier, Cholet Sports Loisirs.
LE PROJET
Pouvez-vous vous présenter, ainsi que votre entreprise ?
Cholet Sports Loisirs est un Etablissement Public Industriel et Commercial (EPIC). Ce dernier a pour objectif la gestion des grands équipements de sports et de loisirs de Cholet Agglomération : un complexe patinoires-fitness-piscines, un golf, une base de loisirs sur la lac de Ribou, un parc des expositions avec une salle de basket et un centre aqualudique (piscine). Je suis le Directeur Financier de la structure depuis près de 9 ans.
Quelle est votre organisation financière ?
La comptabilité est gérée par le siège du Groupe avec un directeur financier, une assistante comptable et des assistants de gestion sur chacun des sites gérés.
Quels étaient vos attentes, besoins et enjeux en recherchant une solution de dématérialisation ?
La volonté du passage à la dématérialisation de l’ensemble du processus achat (commande, validation, facturation, comptabilité) est la recherche d’efficacité, de réactivité et de gain de temps à chaque étape.
Selon vous, quels sont les avantages de la dématérialisation ?
- Gain de temps
- Economie de papier
- Faciliter et sécuriser l’échange d’information
LA SOLUTION & SES BENEFICES
Pourquoi avoir choisi la solution Basware Invoice Ready ?
Nous avons étudié plusieurs solutions avant de retenir Basware Invoice Ready. Nous avons choisi cette solution car nous avons privilégié son ergonomie et elle ressemblait le plus à nos précédents process.
Quelles sont les fonctionnalités phares de la solution ?
Un nombre d’utilisateurs illimité ainsi qu’un profil administrateur permettant le paramétrage facile de l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
Quels bénéfices avez-vous tiré de l'utilisation de cette solution ?
La gestion des factures via cette solution permet un déversement “quasi” automatique vers notre logiciel de comptabilité ce qui simplifie grandement le traitement de la facture.
Comment étaient traitées vos factures avant la mise en place de la solution ?
On recevait nos factures par courrier, par mail ou on les récupérait sur des sites marchands, ensuite on procédait à l’impression puis le rapprochement avec les bons de commande et la comptabilité par la suite.
L'ACCOMPAGNEMENT
Comment Syleg vous a accompagné pour la prise en main du logiciel ?
Une formation complète de l’outil nous a été proposée pour prendre en main le logiciel. Puis, des sessions par visio nous ont permis de faire le point sur nos problématiques et d’ajuster nos différents paramétrages.
En quoi Syleg a été important dans la mise en place du projet ?
L’écoute et la compréhension de nos problématiques par Syleg a été un plus.
LA CONDUITE DU CHANGEMENT
Comment étaient traitées les factures auparavant ? Et maintenant ?
Auparavant, chaque facture était gérée de manière papier, transmise à chaque responsable de service pour validation avant de revenir pour le traitement en comptabilité et le paiement. Un scan de chaque facture était fait pour avoir un classement numérique. Aujourd’hui, les factures sont transmises via le logiciel à chaque chef de service et transférées ensuite dans notre logiciel de comptabilité.
Qu'est-ce qui a changé pour vous et vos collaborateurs ?
Nous avons mis en place des sessions de formation pour les différents services de l’entreprise et nous répondons aux questions au fur et à mesure de la prise en main par les utilisateurs.
Qu'avez-vous mis en place en interne pour accompagner vos collaborateurs au changement ?
Une période de tests sur le logiciel a été proposée aux collaborateurs pour faciliter la découverte de l’outil.
Est-ce que ce changement est positif pour les fournisseurs ? (Plus de PDF mail ? Changement de réception de facture ?)
Nos factures sont réceptionnées sur Chorus Pro, pas de changement à ce niveau-là. La possibilité de transmettre automatiquement nos bons de commande par mail est désormais un vrai plus.
POURQUOI SYLEG ?
Comment avez-vous connu Syleg ?
Syleg nous a été recommandé par une entreprise locale.
Qu'est ce qui a fait la différence chez Syleg ?
Les échanges et la réactivité ont facilité la prise de décision. Nous avons un interlocuteur dédié lors de la phase projet et un service support prévu par la suite.
Et enfin, recommanderiez-vous Syleg ?
Oui, absolument.
