Témoignage client :
Sarbec nous parle de l'intégration de la solution Easy Systems dans son processus d'achat.
Présentez-vous et votre entreprise
Je suis Audrey Clarisse, chef de projet informatique chez Sarbec Cosmectics. C’est moi qui a été l’interlocutrice principale de Syleg dans notre projet de dématérialisation. Sarbec cosmectics est un groupe international français spécialisé dans la conception de cosmétiques qui comprend plus de 700 collaborateurs dans 60 pays. Notre siège social se trouve à Neuville-en-Ferrain (59).
Quels étaient vos besoins, attentes et enjeux sur ce projet ?
La comptabilité du Groupe Sarbec est centralisée au siège social. Elle est gérée par une équipe de 8 comptables avec un volume annuel d’environ 22 000 factures à saisir manuellement. Nous avons 2 types de factures à traiter dans 3 outils différents en fonction de la typologie des achats :
- Commandes composants / matières premières (factures avec rapprochement)
- Gestion des Engagements (factures avec rapprochement)
- Frais généraux (factures directes)
En parallèle de notre réflexion sur la dématérialisation des factures fournisseurs, nous avions un besoin de dématérialisation des factures clients déjà impactés par la Loi Finances. Nous recherchions un seul et unique outil pour les factures fournisseurs capable de traiter les écarts en conformité de la Loi Finance.
Dans notre cahier des charges, il nous fallait également un système de workflow de validation, un pré-enregistrement pour les factures sans rapprochement et celles en attente d’avoir, un référentiel fournisseur unique, une solution de dématérialisation pour nos factures clients compatible avec la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) de nos clients qui possèdent des outils comme Basware ou Generix, ainsi qu’une interopérabilité avec nos différents outils métiers et comptables.
Quels ont été les bénéfices de la mise en place de la solution Easy Systems ?
Grâce à notre solution de dématérialisation, Easy Systems, toutes les factures sont désormais déposées et vidéo codées. Ce qui signifie, qu’il n’y a plus de saisies manuelles, et donc, un gain de temps énorme notre service comptabilité qui peut désormais se concentrer sur d’autres tâches.
Aujourd’hui, la PAF (Piste d’Audit Fiable) est respectée et toutes les actions menées sur une facture (validation ou information) sont tracées. Plus aucune facture papier ne circule.
La solution nous a également permis d’optimiser nos processus. Par exemple, toutes les factures de frais généraux ou en attente d’avoir sont automatiquement préenregistrées et les écarts sont transmis à nos différents outils métiers pour la réaliser la mise à jour.
De plus, à ce jour, nous n’avons aucun ticket en cours avec Syleg sur notre solution Easy Systems.
Avez-vous d'autres projets de dématérialisation ?
Absolument, le Groupe Sarbec a déjà 3 sociétés qui sont paramétrées mais qui n’utilisent pas encore la solution Easy Invoice. Le projet est donc d’intégrer Easy Invoice dans les processus de ces 3 sociétés.
Par ailleurs, nous sommes actuellement en cours d’analyse d’un changement de logiciel comptable. Enfin, nous souhaiterions déployer et intégrer Easy Systems aux autres sociétés du Groupe.
Recommanderiez-vous l'intégrateur Syleg ?
À 100%, toute l’équipe Syleg s’est rendue très disponible et à l’écoute durant tout le projet. Nous avons eu un réel accompagnement, de la définition du cahier des charges et la formation des comptables en interne. La distance entre nos deux sociétés n’a finalement jamais été un frein.
Nous avons travaillé avec des personnes avec une grande connaissance du métier comptable et qui étaient, par conséquent force de proposition pour optimiser le plus possible la mise en place d’une solution de dématérialisation au sein du Groupe Sarbec. Ils ont su nous proposer une solution complétement adaptée à nos besoins, intuitive et ergonomique.
Syleg va au-delà de l’intégration de la solution, ils nous ont eu également accompagner dans la formation de nos collaborateurs et dans cette conduite du changement.
Propos d’Audrey Clarisse, chef de projet informatique, Sarbec Cosmetics recueillis par Syleg.
