La fiche de paie est un justificatif que l’employeur doit obligatoirement transmettre aux salariés. Comment créer sa fiche de paie ? Quelles mentions doivent apparaître sur une fiche de paie ? Comment évolue le bulletin de salaire ? Quels sont les avantages des fiches de paie dématérialisées ?
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L’évolution de la fiche de paie
La fiche de paie a connu diverses évolutions.
En 2022 :
La présentation du bulletin de paie a été modifiée au 1er janvier 2022. Cette modification avait pour objectif de faciliter la déclaration d’impôts.
Avec cette modification, plusieurs informations ont fait leur apparition :
- Le montant du salaire net imposable
- Le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
- Le montant des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées ainsi que leurs cumuls annuels
- Le cumul du montant des prélèvements à la source
Puis, en termes de visibilité, quelques modifications ont aussi eu lieu. En effet, les termes “net à payer avant impôt sur le revenu” et “net à payer au salarié” doivent désormais apparaître de façon claire et lisible par rapport aux autres lignes.
En 2023 :
Depuis le 1er juillet 2023, la rubrique “montant net social” doit figurer sur la fiche de paie du salarié. Le montant net social est le revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Autrement dit, le montant pris en compte pour le calcul de certaines prestations sociales.
L’objectif de cette nouvelle évolution est de mieux informer les salariés sur les ressources qui sont prises en compte pour le calcul de leurs droits à certaines prestations sociales (Prime d’activité, RSA…). Mais aussi, de simplifier les démarches des allocataires.
Cette rubrique va permettre au salarié de trouver rapidement et facilement les ressources qu’il doit déclarer à la CAF ou à la MSA.
Pour 2024 :
De plus, à partir de 2024, les employeurs auront l’obligation de déclarer aux organismes sociaux le montant net social de leurs salariés.
Comment créer une fiche de paie ?
- Collectez les informations requises : vous devez collecter les informations relatives à l’employé, telles que son nom, son numéro de sécurité sociale, son adresse, son taux horaire ou son salaire mensuel.
- Déterminez les retenues et les contributions : calculez les différentes retenues et contributions obligatoires, telles que les cotisations sociales, les impôts sur le revenu et les taxes sur les salaires. Il est important de noter que ces retenues et contributions sont déterminées en fonction du salaire brut de l’employé.
- Calculez le salaire brut : additionnez le salaire de base de l’employé avec les heures supplémentaires éventuelles, les primes et les indemnités pour obtenir le salaire brut.
- Soustrayez les retenues et contributions : soustrayez les retenues et contributions obligatoires du salaire brut pour obtenir le salaire net.
- Ajoutez les avantages en nature : si l’employé bénéficie d’avantages en nature tels que des tickets restaurant ou une voiture de fonction, ajoutez-les à la fiche de paie.
- Respectez les mentions obligatoires : la fiche de paie doit contenir certaines mentions obligatoires, telles que la date de paiement, le nombre d’heures travaillées, le taux horaire, le salaire brut, le salaire net, les retenues et contributions, etc.
- Distribuez la fiche de paie à l’employé : imprimez ou envoyez la fiche de paie à l’employé de manière confidentielle et sécurisée, conformément aux exigences légales en vigueur.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une fiche de paie ?
Les mentions obligatoires sur une fiche de paie sont très nombreuses. Cependant, afin d’y voir plus clair, elles sont classées selon des “zones” qui représentent les différentes lignes du document.
Voici les mentions obligatoires depuis le 1er juillet 2023 :
Zone 1 : L’identification de l’employeur et du salarié
- Nom et adresse de l’employeur
- Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (Code APE ou NAF) et le numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (Numéro SIRET)
- Convention collective de branche applicable au salarié ou référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail
- Nom et emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle
- Période et nombre d’heures de travail (il faut distinguer les heures au taux normal et les heures supplémentaires)
- Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait
- Nature de la base de calcul du salaire si cette dernière n’est pas la durée du travail
- Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales
Zone 2 : Le salaire
- Rémunération brute du salarié
- Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
- Taux des cotisations et contribution sociale à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions
- Nature et montant des autres versements et retenues
- Montant reçu par le salarié
- Date de paiement
- Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés quand une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée
Zone 3 : Les cotisations et les contributions sociales
- Montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage)
- Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
- Montant total versé par l’employeur
- Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie
Zone 4 : Le net à payer et le net imposable
- Montant net à payer avant impôt sur le revenu
- Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
Zone 5 : Le montant social net
- Montant du revenu net après déduction de tous les prélèvements sociaux obligatoires
Zone 6 : Impôt sur le revenu
- Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source
- Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source
- Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
- Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
- Montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées
- Cumul annuel des montants d’heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées
Zone 7 : Les mentions finales
- Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales
- Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée
- Le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle
Modèle de fiche de paie à télécharger
Pour vous aider, voici un modèle de fiche de paie.
Pourquoi passer à la fiche de paie dématérialisée, et pour qui ?
Dématérialiser ses fiches de paie, c’est :
👌 Simplifier les processus de traitement des documents RH
💰 Réduire les coûts de traitement de la documentation RH
✨ Améliorer le temps de traitement et de distribution
⚖️ Distribuer des documents en conformité avec la législation
La dématérialisation des fiches de paie offre de nombreux avantages pour les entreprises et leur service RH : meilleure productivité, réduction des coûts, gain de temps…, mais aussi pour les salariés.
Avec la dématérialisation, en général, les entreprises génèrent des gains financiers. En effet, il n’y a plus de frais d’impression, d’enveloppes ou encore d’affranchissement. Mais, passer à la dématérialisation d’un bulletin de paie va aussi permettre de profiter d’une économie s’élevant à hauteur de 50% environ par bulletin.
Grâce au bulletin de paie dématérialisé, les missions des équipes RH vont pouvoir se développer. Ces équipes vont pouvoir éliminer les tâches chronophages, liées au traitement et à la manipulation du papier mais aussi à la production de duplicatas et l’envoi par courrier, afin de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Concernant la sécurité des documents et de ses données, elle va être renforcée. Il en est de même pour les risques de perte, ils seront réduits.
En effet, les bulletins de paie vont être déposés et archivés dans des coffres-forts électroniques individuels. Le salarié seul à donc accès à son document, ce qui évite les fuites de données.
Toutes les entreprises peuvent dématérialiser leurs fiches de paie et profiter des bénéfices qui vont avec. Cependant, un salarié peut tout à fait refuser de recevoir sa fiche de paie sous format dématérialisé.
