Dans un monde où la digitalisation occupe une place croissante, de nombreuses entreprises choisissent de dématérialiser leurs processus afin de gagner en efficacité et en rentabilité. Parmi ces processus, la dématérialisation des factures représente une étape importante pour simplifier la gestion financière et optimiser les opérations comptables.
Cependant, avant de se lancer dans un projet de dématérialisation, il est essentiel de comprendre les implications financières associées. Quel est le coût d’une plateforme de dématérialisation ? Quelle est la différence de coûts entre une facture papier et une facture dématérialisée ? Et quels sont les avantages tangibles de la facture dématérialisée par rapport à son homologue papier ?
Dans cet article, nous allons explorer en détail le coût de traitement d’une facture dématérialisée et examiner les différentes facettes liées à ce processus. Nous aborderons également les étapes du cycle de vie d’une facture dans un logiciel de dématérialisation, ainsi que le processus nécessaire pour dématérialiser les factures d’une entreprise. Que vous soyez déjà en train de considérer la dématérialisation de vos factures ou que vous souhaitiez simplement vous informer sur le sujet, cet article vous guidera à travers les aspects financiers de cette transition et vous aidera à prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.
Alors, plongeons dans le monde de la dématérialisation des factures et découvrons les coûts qui lui sont associés, ainsi que les nombreux avantages qu’elle peut offrir !
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation ?
La plateforme de dématérialisation est souvent assimilée à la PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). Cependant, pour pouvoir dématérialiser vos factures, il vous faut une plateforme de dématérialisation, autrement appelée solution de dématérialisation.
Une solution de dématérialisation est le logiciel qui va permettre de convertir des factures papiers en factures électroniques. Cela implique que l’ensemble des documents, émis ou reçus, seront numériques.
Quel est le coût d’un projet de dématérialisation de factures ?
Le coût d’un projet dématérialisation peut varier considérablement en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, de la taille de l’entreprise et de la complexité du projet.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour estimer le coût d’un projet de dématérialisation :
Coût d’une solution de dématérialisation
Cela peut inclure les frais d’abonnement mensuels ou annuels, ainsi que les frais d’installation, de configuration initiaux ou de maintenance. Le nombre de factures annuelles peut également être pris en compte dans le prix.
Coût de la formation
Si les employés de l’entreprise doivent être formés à l’utilisation de la plateforme de facturation dématérialisée, cela peut ajouter des coûts supplémentaires.
Coût de l’intégration
Si la plateforme de facturation dématérialisée doit être intégrée avec d’autres systèmes d’entreprise existants (par exemple, le système de comptabilité), cela peut nécessiter des coûts supplémentaires.
Coût de la migration des données
Si l’entreprise doit transférer des données existantes (par exemple, des factures papier) vers la nouvelle plateforme de facturation dématérialisée, cela peut nécessiter des coûts supplémentaires.
Coût de la maintenance
Cela peut inclure les frais de support technique ou de mises à jour logicielles régulières.
En général, le coût d’un projet de facturation dématérialisée peut être amorti à long terme par les économies de coûts réalisées en éliminant les coûts liés aux factures papier (par exemple, les coûts d’impression, de papier et de distribution). Le coût précis d’un projet de facturation dématérialisée dépendra donc des besoins spécifiques de chaque entreprise. Il est recommandé de demander des devis et de comparer les différents fournisseurs pour trouver la solution la plus adaptée à ses besoins et à son budget.
Quelle est la différence de coûts entre une facture papier et une facture dématérialisée ?
Les coûts de la facture papier
Les coûts de traitement d’une facture papier sont souvent invisibles, cependant, ils sont bien existants. Une étude CEGID prouve que 5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion des factures papiers.
Le traitement d’une facture papier va coûter, en moyenne, entre 8€ et 13€ pour une entreprise. Dans ce montant, on retrouve le coût d’impression, d’envoi ou encore d’affranchissement. Mais, il y a également tous les frais liés au matériel : agrafeuse, parapheur, bannettes, papier…
Entreprises.gouv a décomposé le prix du traitement d’une facture papier en fonction des différentes étapes de traitement, mais également selon s’il s’agit d’une facture reçue ou d’une facture émise. On retrouve le détail ici :
Les coûts de la facture dématérialisée
La dématérialisation des factures engendre une économie de coût importante puisque beaucoup de taches vont disparaître. En effet, le coût de traitement d’une facture dématérialisée est divisé par 3. Il atteint, en moyenne, entre 3.10€ et 4€, soit une économie d’environ 10€ par facture contrairement à la facture papier.
Combien pouvez-vous économiser avec la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures peut entraîner plusieurs économies pour les entreprises, notamment grâce à ces divers facteurs :
- Réduction des coûts d’impression et d’envoi : Terminé les frais liés au papier ! Impression, photocopie, affranchissement, envoi postal… Ces économies sont considérables pour les entreprises.
- Économies de stockage et d’archivage : Avec la dématérialisation, les entreprises évitent les frais liés à la location d’espace de stockage ou l’achat de matériel pour archiver les factures papiers.
- Optimisation du processus de traitement : Les processus de traitement seront automatisés avec la dématérialisation. Cela engendrera donc des économies en termes de main-d’œuvre et de temps. Les employés pourront davantage se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Réduction des risques d’erreurs et de pertes : Les factures papiers peuvent être égarées, endommagées ou mal acheminées… Ces éléments peuvent entraîner des retards de paiement ou des litiges. La dématérialisation réduit alors ces risques grâce à une meilleure traçabilité et un suivi plus précis.
- Amélioration des délais de paiement : La dématérialisation permet de raccourcir les délais de traitement et donc inciter les clients à payer plus rapidement. Les coûts liés au retard de paiement sont alors minimisés.
Il est difficile de donner un chiffre précis sur les économies potentielles, car cela dépend de nombreux facteurs tels que la taille de l’entreprise, le volume de factures traitées, les coûts d’impression actuels, les frais d’envoi, etc. Néanmoins, de nombreuses études et témoignages d’entreprises ayant adopté la dématérialisation des factures rapportent des économies allant de 20 % à 70 % des coûts liés au traitement des factures.
Les avantages de la facture dématérialisée par rapport à la facture papier
La dématérialisation peut changer la vie des entreprises si le projet est bien maîtrisé. La facture dématérialisée présente plusieurs avantages par rapport à la facture papier.
Dans un premier temps, il y a tout un aspect écologique. En effet, la dématérialisation contribue à la préservation de l’environnement grâce à la réduction de la consommation de papier.
L’avantage majeur de la facture dématérialisée reste tout de même la réduction des coûts. Elle permet de réaliser des économies significatives en termes de coûts d’impression, d’enveloppes, de frais d’envois, et autres. Ces économies vont être d’autant plus importantes pour les entreprises dont le volume de facture est conséquent. La réduction de ces coûts peut s’élever jusqu’à 70%, en moyenne.
Il ne faut pas non plus négliger le gain de temps et de productivité que va procurer la dématérialisation. C’est en moyenne 30% de temps de gagné lors du traitement de la facture.
La facture dématérialisée offre des avantages en termes de rapidité et d’efficacité dans le traitement de la facture puisqu’elle peut directement être transmise au destinataire. L’entreprise réduit alors ces délais d’envoi et de réception.
Il est important de prendre aussi en compte la sécurité et la traçabilité des factures. L’automatisation des processus de facturation va permettre d’améliorer la traçabilité des factures. Les factures dématérialisées peuvent être suivies tout au long du processus, de l’envoi jusqu’à la réception et au paiement. Pour ce qui est de la sécurité, la signature électronique ou le cryptage des données peuvent être utilisés pour garantir l’intégrité et la confidentialité des factures.
De plus, la facture dématérialisée, contrairement à la facture papier, va permettre de faciliter l’automatisation des processus de facturation et de paiement. En effet, les données peuvent être facilement intégrées dans les systèmes informatiques de l’entreprise. Le traitement automatique est alors plus rapide et les risques d’erreurs humaines, minimes.
À noter qu’avec la dématérialisation, l’accès aux données est facilité, notamment grâce à la recherche par mots-clés ou encore par date ou numéro de facture.
Pour conclure, la facture dématérialisée offre des avantages significatifs en termes d’écologie, d’économies de coûts, de gain de temps, de traçabilité, de sécurité, d’automatisation des processus et de facilité d’accès aux informations. Ces avantages font de la facture dématérialisée une solution attrayante pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs opérations financières et à adopter des pratiques plus durables.
La dématérialisation des factures est-elle obligatoire ?
Oui ! La dématérialisation des factures va devenir obligatoire, en France.
En effet, les nouvelles obligations gouvernementales obligent toutes les entreprises à passer à la facture électronique. Elles devront toutes être en mesure de recevoir des factures sous format électronique, dans un premier temps, puis devront être capables de les émettre par la suite.
L’émission des factures sous format électronique, est échelonnée selon la taille des entreprises.
L’entrée en vigueur de cette réforme, initialement prévue au 1er juillet 2024 a été reporté par le ministère des Finances Publiques. Ce dernier a annoncé, dans un communiqué du 28 juillet 2023, le report de l’entrée en vigueur de cette réforme afin de laisser le temps nécessaire à sa réussite. Une nouvelle date sera définie lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.
Quel est le cycle de vie d’une facture dans un logiciel de dématérialisation ?
Création de la facture
La facture est créée électroniquement, généralement à partir d’un logiciel de facturation ou directement sur la plateforme de facturation dématérialisée.
Envoi de la facture
La facture est envoyée électroniquement au destinataire, soit directement depuis la plateforme de facturation dématérialisée, soit via un système d’échange de données (par exemple, un portail de facturation commun).
Réception de la facture
Le destinataire reçoit la facture électroniquement et peut l’accepter, la refuser ou la mettre en attente.
Traitement de la facture
Une fois acceptée, la facture est automatiquement intégrée dans le système de comptabilité du destinataire, où elle peut être vérifiée et validée.
Paiement de la facture
Le paiement de la facture peut être effectué électroniquement via la plateforme de facturation dématérialisée, ou via un système de paiement tiers.
Quel est le processus pour dématérialiser les factures d’une entreprise ?
Évaluation des besoins
Avant de commencer le processus de dématérialisation, l’entreprise doit définir ses besoins en matière de facturation électronique. Cela peut inclure l’identification des objectifs spécifiques, des factures à traiter, les formats de fichiers requis, les flux de travail, les règles de validation et les exigences de stockage.
Sélection de la solution de facturation électronique
L’entreprise doit choisir une solution de facturation électronique qui répond à ses besoins. Cela peut inclure des logiciels de facturation, des fournisseurs de services de facturation en ligne, des plates-formes de facturation électronique, des services d’EDI, etc. Il est important, pour l’entreprise, d’avoir un logiciel adapté à ses besoins afin d’avoir une dématérialisation efficace.
Configuration de la solution de facturation électronique
L’entreprise doit configurer la solution de facturation électronique choisie en fonction de ses besoins spécifiques. Cela peut inclure la configuration des flux de travail, la personnalisation des modèles de facture, l’intégration avec les systèmes de comptabilité existants, etc.
Formation du personnel
Le personnel de l’entreprise doit être formé à l’utilisation de la solution de facturation électronique. Cela peut inclure la formation sur la création de factures électroniques, l’utilisation du portail de facturation, la gestion des règles de validation et des workflows, etc.
Déploiement de la solution de facturation électronique
Une fois la solution de facturation électronique configurée et le personnel formé, l’entreprise peut déployer la solution pour commencer à traiter les factures électroniques.
Suivi et maintenance
L’entreprise doit suivre l’utilisation de la solution de facturation électronique pour s’assurer qu’elle est efficace et répond à ses besoins. De plus, la solution doit être régulièrement maintenue et mise à jour pour garantir sa fiabilité et sa sécurité, mais également pour résoudre les problèmes éventuels et effectuer des ajustements si c’est nécessaire.
En conclusion, le coût d’un projet de dématérialisation de factures peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la taille de l’entreprise, le volume de factures traitées, les fonctionnalités requises, et les éventuels besoins d’intégration avec les systèmes existants. Il est important de réaliser une évaluation approfondie des coûts impliqués, y compris les coûts de mise en œuvre, de formation des utilisateurs et de maintenance continue.
Aussi, la dématérialisation des factures offre de nombreux avantages économiques, écologiques et d’efficacité par rapport à la facturation papier. En adoptant une plateforme de dématérialisation, les entreprises peuvent optimiser leur processus de facturation, réduire les coûts de traitement des factures et améliorer leur productivité.
Comparée à la facture papier, la facture dématérialisée présente des différences significatives en termes de coûts. La facture dématérialisée permet de réduire les coûts d’impression, d’envoi postal, de stockage et d’archivage physique des factures. De plus, elle offre des avantages tels que la rapidité de traitement, la facilité d’accès aux informations, la traçabilité et la sécurité accrues.
En somme, la dématérialisation des factures offre une transition vers une gestion plus efficace, rentable et durable des processus de facturation. En adoptant cette approche, les entreprises peuvent réaliser des économies significatives, améliorer leur productivité et leur réactivité, tout en contribuant à la préservation de l’environnement.
