Nos solutions Purchase to Pay

Purchase to pay

La solution Purchase-to-Pay au coeur du système d’automatisation de la comptabilité fournisseurs de Basware représente la base de l’offre B2B Cloud de Basware et est équipée de la plate-forme Alusta.
La solution Purchase-to-Pay de Basware assure un contrôle total et une visibilité complète de l’intégralité de la transaction, de la commande d’un article au traitement de la facture finale. Ainsi, la transparence de la trésorerie et des engagements financiers est garantie.
La solution Purchase-to-Pay de Basware est indissociable du réseau ouvert et de la plate-forme B2B Cloud, ce qui permet une collaboration des plus efficaces et constitue l’élément fondateur des solutions couvrant l’ensemble du processus Purchase-to-Pay, en incluant toutes les parties prenantes concernées.

Un processus réellement connecté vous offre les avantages suivants :
• Meilleure visibilité des dépenses afin d’identifier toute opportunité d’approvisionnement
• Amélioration de la valeur d’approvisionnement des produits et services
• Meilleures négociation et gestion des contrats avec les fournisseurs
• Conformité des achats de produits et services en interne
Facturation électronique avec les clients et les fournisseurs
• Automatisation de votre processus de traitement des factures et réduction des coûts
• Automatisation du processus de rapprochement des factures avec les commandes et les contrats
• Gestion proactive des stratégies de paiement afin d’obtenir des escomptes

L’aspect modulaire de la solution Purchase-to-Pay de Basware vous permet d’intégrer par étape l’automatisation des processus dans votre organisation. Dans un premier temps, vous pouvez adopter la facturation électronique ou l’automatisation des traitements comptables, puis étendre l’utilisation de la solution à tout votre processus Purchase-to-Pay.

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Les solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs de Basware automatisent tout le processus de traitement des factures, le vidéo-codage des données à partir de factures papier et électroniques, le rapprochement des factures avec les bons de commande, la vérification et l’approbation du workflow et le transfert de données vers des systèmes ERP ou financiers pour le paiement final.

Le processus expliqué ci-contre a été simplifié. Il comprend en réalité des fonctionnalités, des produits et des services en très grand nombre.
Les services et produits principaux sont représentés dans l’illustration ci-contre, puis détaillés par la suite dans les thèmes abordés ci-dessous.

  • Gestion des achats

      Procurement

      Les solutions Basware Procurement font parties de la gamme de produits de la plate-forme Alusta.

      Basware Procurement s’intègre totalement avec la solution Basware Invoice Automation de l’offre Basware Purchase to Pay.

      Les solutions Basware Procurement sont conçues pour optimiser toutes les activités d’achat dans le processus Purchase-to-Pay, en fournissant aux utilisateurs un ensemble d’outils simple d’utilisation sur l’ensemble des catégories de dépenses et en fournissant un contenu de catalogues approuvés proposé par les fournisseurs également (grâce à Basware Catalogs).

      Ceci permet aux entreprises de mettre en place des processus répondant aux meilleures pratiques en matière d’achat pour l’ensemble des dépenses indirectes, mais aussi de faciliter la connexion avec les fournisseurs via le réseau Basware Network.

      Présentation du logiciel

      Basware Procurement propose une solution d’achat électronique optimale pour les achats hors-production et services. Ceci permet une adoption maximale par les utilisateurs finaux par le biais d’outils simple d’utilisation où chaque employé peut trouver rapidement ce dont il a besoin.

      Basware Purchase étend l’automatisation du processus d’achat jusqu’aux demandes d’articles sur catalogue, à l’approbation, à la commande électronique et à la réception des biens ou services, ce qui assure le respect des clauses contractuelles et une gestion contrôlée des dépenses.

      Principales fonctionnalités :
      • Le shopping en ligne qui renforce l’adoption par les utilisateurs finaux au sein des entreprises
      • La vérification des demandes d’achat, l’approbation, l’envoi de la commande, la réception des biens en fonction des meilleures pratiques
      • La visibilité accrue des dépenses et de l’efficacité des processus avec Basware Analytics
      • Le suivi de la réception des biens, réception totale ou partielle, rejet de commande, annulation de réception
      • L’interface utilisateur unique sur la totalité du cycle P2P, et basée sur les rôles
      • La gestion de la commande avec création et envoi totalement automatisés des bons de commande, commandes électroniques, commandes par e-mail, et réponses aux commandes
      • L’optimisation de la productivité de l’utilisateur final, suppression des goulots d’étranglement grâce à des périphériques mobiles

      Pourquoi choisir ce logiciel ?

      • Encourager le respect de la politique d’achat
      • Collaborer avec les fournisseurs
      • Améliorer la visibilité des dépenses
      • Solution très ergonomique
      • Accès simplifié sur les tablettes et autres appareils mobiles

      Plus d’informations ?

      Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des achats et Basware Procurement, n’hésitez pas à nous contacter.

      Aperçu

  • Gestion des factures

      Invoice Automation

      Basware Invoice Automation spécialisé dans le traitement des factures incorporent les meilleures pratiques développées depuis plus de 25 ans avec des milliers de clients. Cette solution inclut des options de workflow pour différents types de factures et propose une gestion souple des structures organisationnelles, des personnes, des matrices d’approbation, etc. Des tableaux de bord permettent aux opérateurs de bénéficier d’un aperçu et d’un contrôle complet du processus. Les responsables de ligne ont facilement accès aux informations dont ils ont besoin et chacun est connecté par une fonction de collaboration qui simplifie, accélère et enregistre la gestion des litiges.

      Basware Invoice Automation automatise le processus autant que possible. En rapprochant les factures des commandes, des plans de facturation, des contrats ou des bons de livraison (au niveau de l’en-tête, des postes, ou les deux), Basware Invoice Automation constitue une solution extrêmement souple capable de générer des gains d’efficacité et des économies de coûts.

      Grâce à un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous pouvez approuver des factures à tout moment et en tout lieu, réduisant du même coup les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation. Basware Invoice Automation propose des applications natives pour les plates-formes iPhone/iPad et Android ainsi qu’un client HTML pour d’autres dispositifs mobiles.

      Présentation du logiciel

      Basware Invoice Automation est un système automatisé et simple d’utilisation, conçu pour gérer et contrôler le traitement de la facture fournisseur. Il automatise le processus dans son intégralité, depuis la numérisation des données jusqu’au transfert pour paiement.

      • Réception des factures :

      Il existe différentes manières d’intégrer des factures dans le système. Soit par le biais de nos solutions de numérisation et d’extraction de données pour les factures reçues au format papier, soit par le biais de nos solutions ou services de traitement des factures électroniques.

      • Traitement des factures :

      Le processus commence par le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande, les contrats ou tout autre type de documents. Les factures litigieuses sont imputées automatiquement, mais sont envoyées à un responsable désigné pour validation et/ou approbation.
      Le workflow multi-niveau Basware assure que les factures sont traitées en accord avec les politiques d’entreprise.
      Une gestion efficace des règles métier peut aussi être utilisée pour rationaliser et développer le processus de traitement des factures.
      Grâce à un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous pouvez approuver des factures à tout moment et en tout lieu, réduisant du même coup les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation. Basware propose des applications natives pour les
      plates-formes iPhone/iPad et Android ainsi qu’un client HTML pour d’autres dispositifs mobiles.

      • Contrôle de l’intégralité du processus :

      Vous pouvez contrôler l’intégralité du processus de comptabilité fournisseurs en suivant toutes les transactions de factures. Les utilisateurs peuvent ainsi identifier facilement les goulets d’étranglement du processus et résorber rapidement les arriérés de factures.

      • Transfert pour paiement :

      Une fois approuvées, les factures sont transférées au système comptable (ou à l’ERP) pour paiement. Souvent il y a plusieurs ERPs, ce qui ne pose aucun problème puisque l’intégration multi-ERP est l’une des spécialités de Basware.

      • Suivi et reporting :

      Basware Invoice Automation vous permet de suivre les factures à chaque étape du processus. Des fonctionnalités de reporting puissantes et simples d’utilisation vous permettent de créer un nombre illimité de rapports standards ou personnalisés.

      Pourquoi choisir ce logiciel ?

      • Accélère le processus d’approbation des factures
      • Supprime des tâches chronophages et sans valeur ajoutée
      • Traitement des factures électroniques – Dématérialisation fiscale
      • Validation et approbation des factures 24h/24 et 7j/7
      • Amélioration continue du processus
      • Conforme aux exigences légales
      • Transparence du processus
      • Piste d’audit complète
      • Retour sur investissement inférieur à 9 mois

      Plus d’informations ?

      Si vous souhaitez en savoir plus sur Invoice Automation ou pour toute autre demande, n’hésitez pas à nous contacter.

      Aperçu

  • Analyse et suivi des dépenses

      Basware Analytics

      Tirez parti d’informations exploitables sur les achats et les factures fournisseurs.

      Surveillez les dépenses de votre organisation
      Bénéficiez d’une visibilité en temps réel des processus « Purchase to pay »

      Une bonne connaissance de vos achats et de vos factures fournisseurs vous permet non seulement de réaliser des économies, mais également de mieux contrôler vos opérations financières. Basware Analytics offre une solution de reporting purchase-to-pay ergonomique et facile à utiliser, qui intègre tous ces avantages et bien plus encore. Grâce à elle, vous pourrez éliminer les goulots d’étranglement et identifier des opportunités d’économies, ainsi qu’explorer différentes méthodes permettant de rationaliser les opérations en vue de garantir une plus grande efficacité et un meilleur contrôle.

      La solution Basware Analytics se fonde sur plus de 25 ans d’expertise et de meilleures pratiques en matière de processus purchase-to-pay. Elle vous offre une vision globale des opérations, des informations exploitables et une meilleure visibilité, que vous pouvez partager au sein de votre entreprise et au-delà.

      Présentation du logiciel

      Basware Analytics répond aux besoins de reporting de l’ensemble de votre organisation, en donnant accès à des informations exploitables aux différents rôles professionnel qu’elle comprend. Voici les avantages offerts par cette solution pour quelques un de ces rôles clés :
      Pour les directeurs financiers
      • Visibilité des dépenses à l’échelle de l’entreprise
      • Flux de trésorerie des comptes fournisseurs
      • Evaluation des processus au sein de la comptabilité fournisseurs
      • KPI financiers (par exemple, délais moyens de règlement)
      • Fonctionnalités d’exploration des données relatives aux différentes entités commerciales et aux divers sites

      Pour les responsables des achats
      • Visibilité des dépenses et tendances associées
      • Dépenses par catégorie et volume
      • Opportunités de rationalisation des fournisseurs
      • Evaluation des performances des fournisseurs
      • Evaluation du processus achat
      • Evaluation de la conformité des contrats

      Pour les responsables des comptes fournisseurs
      • Volumes et valeurs des factures fournisseurs
      • Evaluation des processus au sein de la comptabilité fournisseurs
      • KPI de gestion des liquidités
      • Evaluation de l’obtention de remises et des paiements
      • Programmes d’amélioration continue
      • Evaluation de la productivité de l’équipe

      Pour les contrôleurs de gestion
      • Suivi anticipé de la consommation du budget
      • Prévisions basées sur les dépenses réelles
      • Etablissement du budget basé sur les dépenses réelles
      • Evaluation des prestataires

      Pourquoi choisir ce logiciel ?

      • Solution développée par l’expert des processus Purchase to Pay
      • Expérience de 30 ans d’analyse des meilleures pratiques
      • Vision intégrée et globale des processus
      • Fonction de reporting facile à utiliser et hautement visuelle
      • Vues personnalisables
      • Accès via un navigateur web ou une tablette
      • Permet aux utilisateurs de prendre de meilleures décisions à l’échelle de l’entreprise
      • Amélioration continue des processus
      • Collaboration entre les services

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