Témoignage client : Egis
Le Groupe Egis est spécialisé dans l’exploitation d’infrastructures routières en France. Dans le cadre de ce projet, c’est la filiale Egis Exploitation Aquitaine (40) qui a souhaité digitaliser son processus d’achat. Avec 2500 factures annuelles et plus de 1800 commandes à l’année, c’est la solution Basware Invoice Ready qui a été choisie.
Découvrez l’interview réalisée en mars 2023 de Céline Chot, Responsable comptable, Egis.
LE PROJET
Quels étaient vos objectifs, vos enjeux pour ce projet ?
L’intégralité de notre process achat était géré sur Excel. Aussi bien le fichier de suivi des bons de commande, que l’établissement de ces derniers. Nous faisions beaucoup d’échanges de mails pour obtenir les signatures. Pour rapprocher nos factures, il fallait qu’on les imprime, puis nous les archivions dans un classeur. Nous perdions beaucoup de temps.
On s’est alors rapidement posé la question de digitaliser nos processus.
Pourquoi être passé à la dématérialisation ?
Nous avons décidé de dématérialiser tout le process Achats. Avec la réforme de la facturation électronique qui approche à grand pas, nous en avons profité pour tout dématérialiser.
Quels étaient vos objectifs pour ce projet ?
Nous voulions limiter les tâches chronophages, notamment pour le service comptabilité. In fine, nous souhaitions éviter d’imprimer inutilement les factures pour ensuite les archiver dans des classeurs.
Un autre enjeu était de faciliter le rapprochement entre les bons de commande et les bons de livraisons. Cela favorise la génération d’écriture directement dans l’outil comptable.
Sur l’aspect écologique, nous voulions aussi limiter le papier.
Quels sont les avantages ?
L’avantage majeur de cette transition est le gain de temps. Nous ne perdons plus de temps à partager le fichier Excel à plus de 30 utilisateurs, c’était une réelle contrainte. Les mails à répétition c’est terminé aussi. Sans oublier l’économie de papier, qui est maintenant, quasiment inexistant dans notre entreprise.
Auriez-vous effectué ce projet s'il n'y avait eu la réforme de la facturation électronique ?
Solution : Basware Invoice Ready
Cette solution englobe tout le cycle achat, c’est-à-dire de la demande d’achat jusqu’au paiement.
Mise en production : Janvier 2023
LA SOLUTION & SES BENEFICES
Pourquoi Basware Invoice Ready était la solution qui vous correspondait le mieux ?
C’était la solution qui correspondait le mieux au niveau du rapport qualité/prix en fonction du volume de facture. C’est une solution P2P (achats et traitement de factures), qui est en adéquation avec les attentes de la société EGIS EXPLOITATION AQUITAINE.
Comment avez-vous connu Basware Invoice Ready ?
Quels sont les bénéfices que vous pouvez tirer de votre utilisation de la solution ?
Pour les utilisateurs, notamment ceux qui font beaucoup de bons de commande, il y a un gain de temps considérable. Ils évitent les nombreux mails pour validation ou encore l’enregistrement sur le serveur pour que nous, en comptabilité, on ait accès. Le fait de pouvoir dupliquer aide énormément et la saisie est plus simple.
Pour les autres, ils ont l’impression de perdre un peu de temps pour le moment puisque sur Excel, ils avaient une ligne à remplir et le tour était joué.
Pour la partie comptabilité, nous n’avons pas encore l’impression de gagner du temps, mis à part pour le rapprochement des factures puisqu’il se fait automatiquement. Les points à améliorer sont au niveau des clôtures mensuelles. En effet, la solution manque un peu de fluidité et de praticité pour cette partie.
Cependant, la solution remplie entièrement nos objectifs concernant les utilisateurs.
Comment étaient traitées vos factures avant la mise en place de la solution ?
On recevait nos factures par courrier, par mail ou on les récupérait sur des sites marchands, ensuite on procédait à l’impression puis le rapprochement avec les bons de commande et la comptabilité par la suite.
Quel est votre taux de factures dématérialisées aujourd'hui ?
Aujourd’hui, nous avons 90% de nos factures qui sont dématérialisées. Nous recevons encore quelques factures papiers car les clients n’écoutent pas toujours ce qui leur est demandé. Nous devons procéder à pas mal de relances pour leur rappeler.
LA CONDUITE DU CHANGEMENT
Concernant la conduite du changement auprès de vos collaborateurs, comment cela s'est passé ?
Nous avons évoqué le sujet en interne en amont du projet. En ce qui me concerne, j’ai participé à des formations, en interne, pour apprendre à utiliser la solution et pour sensibiliser mes collaborateurs. Pendant le projet, le sujet était aussi souvent évoqué auprès des équipes.
Aujourd’hui, le projet est terminé et nous restons à disposition des collaborateurs pour toutes les questions qu’ils peuvent avoir. Il y a également des modes opératoires pour les accompagner au mieux au changement.
Et avec vos fournisseurs ?
Avec nos fournisseurs, il n’y a eu aucune action de conduite du changement. Nous les avons sensibilisés au fait d’envoyer leurs factures sur une adresse mail spécifique afin que nous puissions les récupérer dans Basware Invoice Ready.
Les utilisateurs ont pu les sensibiliser un peu plus que moi puisque ce sont eux qui envoient les bons de commande depuis la solution et puisque les mails tombent dans les indésirables, ils ont été obligés de les appeler et de les prévenir.
ça n'a pas manqué du côté des fournisseurs ?
Je n’ai pas l’impression, ils sont tout de même suivis car nous faisons en sorte qu’ils ne mettent pas leurs factures sur le portail. C’est donc un envoi par mail, comme avant, c’est juste l’adresse mail qui a changé. Nous avons des petits entrepreneurs, donc le portail peut être très contraignant pour eux.
POURQUOI SYLEG ?
Pourquoi votre choix s'est porté sur Syleg et Basware ?
Vous étiez en concurrence avec 2 autres éditeurs. Le premier était beaucoup trop compliqué, surtout pour la comptabilité puisque les utilisateurs ne sont pas amenés à être sur des PC toute la journée.
Ensuite, c’est une décision de la direction. Basware et le deuxième éditeur proposaient des fonctionnalités égales, les deux solutions correspondaient à nos attentes. Cependant, c’est le prix qui a justifié notre choix de se porter sur Syleg et Basware Invoice Ready.
Quel a été le processus de décision ?
J’ai, avec les comptables, procédé aux démonstrations de différents logiciels avec donc un mini-cahier des charges regroupant nos besoins. C’est à l’issue de ces démos que mon choix s’est porté sur 2 solutions, que j’ai donc présentées à ma direction.
Par la suite, la direction a également assisté aux démonstrations et a pris sa décision à la suite de ces dernières.
Comment s'est déroulé le projet du côté d'EGIS ? Aviez-vous une équipe projet ?
Non, nous n’avions pas d’équipe projet. J’étais le sponsor de ce dernier. C’était un rythme soutenu du fait de la rapidité de mise en place du projet, mais ça l’a très bien fait.
Comment s'est déroulé le projet avec l'équipe Syleg ?
Très bien, Fabien et Florent ont été super ! Nous avions des réunions de préparations, des kick-offs, des brainstormings… puis des réunions mensuelles. Nous avions également un fichier de suivi qui nous permettait de regrouper les problèmes et surtout leurs solutions. L’accompagnement était vraiment agréable.
Leur réactivité était très appréciable. Dès que j’avais un problème, ils se montraient disponibles et à mon écoute, sans forcément prévoir de réunion en amont. Juste un mail ou un coup de téléphone et le problème était résolu.
En quoi Syleg a été important dans la mise en place de votre projet ?
Ils ont été importants dans la formation et l’accompagnement puisqu’ils m’ont formé sur le logiciel, mais surtout car ils nous ont accompagnés dans la réflexion. En effet, SYLEG nous a aidés à revoir tous nos process afin de savoir s’ils étaient bons et opérationnels, pour adapter au mieux le projet de dématérialisation.
Recommanderiez-vous Syleg ?
Bien sûr, avec plaisir.
Propos de Céline Chot, Responsable Comptable, Egis Exploitation Aquitaine recueillis par Syleg.
