L'importance de la dématérialisation des factures fournisseurs
Facture électronique : un vecteur d'amélioration des processus
Traiter et comptabiliser une facture manuellement n’est pas une tâche enrichissante pour un comptable. Quelle que soit la taille d’une entreprise, les rapprochements commandes/factures manuels engendrent des erreurs ou des oublis.
L’arrivée de la facture électronique va déjà permettre de centraliser en un seul point la réception de toutes les factures. Terminé les factures qui arrivaient par mail sur différentes adresses. Le service comptable va adorer.
Outre ce premier avantage, la facture électronique va permettre de mettre en place de nouveaux process qui soulageront tant la comptabilité que les managers qui doivent valider les factures.
Rationaliser vos processus achat
Partons de l’origine d’une dépense.
Tout engagement de dépense doit être fait via un outil adapté, votre ERP métier ou une solution transverse qui permettra de gérer également les frais généraux. La commande doit, quant à elle, être chiffrée pour une optimisation des futurs contrôles automatisés.
A la réception des commandes, la livraison doit être actée dans l’ERP. Ce sera la preuve que la marchandise a bien été réceptionnée et que rien ne s’oppose au traitement et au règlement de la facture à venir. Il peut bien entendu y avoir des écarts de prix, de quantité, …, Vous continuez à les traiter comme aujourd’hui et à faire les demandes d’avoir correspondantes en cas de besoin.
Automatiser le traitement des factures fournisseurs grâce à la dématérialisation
Votre facture arrivera ensuite via votre plateforme agréée de réception. Sans outil, il faudra télécharger la facture, la sauvegarder (si ce service n’a pas été souscrit auprès de votre PA de réception), peut-être l’imprimer pour la faire valider et la passer manuellement en comptabilité, sans oublier la gestion des cycles de vie qui sera manuelle sur la PA !
Avec un outil adapté, les factures seront automatiquement intégrées en lien avec votre PA.
Le comptable pourra générer également les cycles de vie de la facture dans l’outil (facture acceptée, en litige, paiement transmise) et ceux-ci seront transmis à votre fournisseur via la PA.
Un lien avec l’outil comptable sera nécessaire afin que le statut paiement transmis soit automatisé également.
Toute cette organisation porte un nom : Le Purchase to Pay ou P2P.
Les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs
Vous l’avez compris, c’est un changement de process qui révolutionne l’entreprise.
Beaucoup diront c’est impossible !
Et bien non ! Quand toutes les parties prenantes auront compris les gains de temps que cela procure, il n’y aura pas de retour en arrière. Une contrainte en début de chaîne c’est de la sérénité à tous les niveaux.
- Les managers n’auront plus à valider toutes les factures.
- La comptabilité gagnera du temps sur des tâches sans valeur ajoutée et pourra devenir un véritable bras droit de la direction en apportant des analyses complémentaires.
- Les situations mensuelles pourront faire apparaître les engagements signés et les prévisions de trésorerie n’en seront que plus précises.
La comptabilité n’attire plus. Les recrutements sont difficiles. Une entreprise qui n’évolue pas verra partir ses talents et aura du mal à en faire venir.
Quels outils pour le Purchase to Pay ?
Des solutions diverses existent mais toutes ne se valent pas. Les outils appelés « purchase to pay » ou « P2P » sont à préférer aux outils de gestion des documents (GED) qui n’apportent qu’une partie des process.
Syleg intégrateur de solutions de dématérialisation de la facture fournisseur et d’achats vous accompagne dans votre projet avec pour objectif une optimisation maximale.
Après un audit de vos process, la solution la mieux adaptée vous sera proposée.
