Les devis et les factures font partie des documents les plus utilisés. Un devis avant une opération commerciale, une facture après : c’est ce qui garantit un bon processus commercial.
Cependant, savez-vous réellement quelles sont les différences entre les deux ? Leur utilité, leur fonctionnement, leur conformité… Découvrez notre article lié à la différence entre devis et facture.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis est un document écrit par un fournisseur, à son client. Ce document détaille les prestations proposées par le prestataire, ses prix et leurs délais de livraison. Le devis n’est pas un contrat, cependant cela reste un engagement unilatéral. Il devient un contrat dès qu’il est signé.
Un devis peut être limité dans le temps. C’est-à-dire que, au-delà de la date mentionnée sur le document, ce dernier peut être modifié.
Avant cette date, le devis ne peut pas être modifié, tant que l’acheteur n’a pas décidé de renoncer à son service.
Quelles informations doivent figurer sur un devis ?
Un devis n’a pas de contenu fixe. En effet, son contenu dépend de la spécificité de la prestation envisagée. Cependant, un devis comporte un certain nombre de mentions obligatoires.
Parmi ces mentions, nous retrouvons :
- Le numéro du devis
- La date du devis
- Le nom, les coordonnées de l’entreprise et le n° de SIRET
- L’identité du client (nom, adresse, n° de SIRET s’il s’agit d’un professionnel)
- La date de début et la durée de la prestation
- Le décompte détaillé de toutes les prestations et des produits, en quantité et en prix unitaire HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises)
- Le taux et le montant de la TVA pour chaque prestation/produit
- La somme totale à payer en HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises)
- Les modalités de paiement (virement, chèque…) et les délais
- Les pénalités en cas de retard de paiement
- La durée de validité du devis
Quand envoyer un devis ?
Le devis doit être envoyé au début de la relation commerciale.
Cependant, veillez à ne pas envoyer le document trop tôt afin de bien cerner les objectifs et les demandes du client. Votre client doit se sentir réellement concerné par le devis.
De plus, la réalisation d’un devis est obligatoire à partir du moment où le montant de la vente est supérieur à 1 500€.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable permettant de prouver un achat ou une vente. Autrement dit, c’est un élément de preuve d’une opération commerciale.
C’est aussi un document commercial et juridique. La facture sert notamment de support à l’exercice des droits sur la TVA et de justificatif comptable.
Quelles informations doivent figurer sur une facture ?
La facture détaille la nature, la quantité et les conditions d’achat et de vente des marchandises ou des prestations de services. Elle dispose de mentions obligatoires, dont les principales sont les suivantes :
- La mention “facture”
- Le numéro de la facture ainsi que la date d’émission
- Nom et adresse des parties
- Date de la vente ou de la prestation de services
- Numéro du bon de commande
- Numéro de TVA du vendeur et du client s’il est redevable à la TVA
- Quantité et dénomination précise des produits ou des services
- Prix unitaire HT (hors taxes) et réductions éventuellement consenties
- Taux de TVA applicable
- Somme totale à payer HT et TTC
- Date d’échéance du paiement et pénalités en cas de retard (indemnité forfaitaire de 40€)
De plus, 4 nouvelles mentions obligatoires feront leur apparition :
- L’adresse de livraison des marchandises, si celle-ci est différente de celle du client
- Le numéro de SIREN du client
- L’option pour le paiement de la taxe d’après les débits
- La catégorie/nature de l’opération
Quand envoyer une facture ?
Les délais de facturation sont importants pour une entreprise. Un délai trop long peut avoir des conséquences pour cette dernière, notamment en cas de litige de la part du client.
C’est pourquoi, sur le plan légal, la loi indique qu’une facture doit être envoyée, au plus tard, 15 jours après la date de livraison.
Cependant, nous vous recommandons d’envoyer votre facture le plus rapidement possible.
En effet, facturer rapidement vous procure plusieurs avantages :
- Vous n’oublierez pas de facturer par la suite
- Vous avez plus de chance d’obtenir un paiement rapide
- Vous pourrez relancer sans perdre de temps dans le cas d’un retard de paiement
- Vous respecterez les obligations légales
PS : Une facturation tardive engendre une amende de 50€.
Quelles sont les différences entre un devis et une facture
Le devis et la facture sont deux documents importants, cependant, ils sont bien distincts et ne remplissent pas les mêmes fonctions.
Le devis permet de matérialiser l’engagement des deux parties. Il doit être signé avant la prestation. C’est surtout un document d’information.
La facture, elle, est un document comptable qui intervient à la fin de la prestation. De plus, contrairement au devis, la facture est obligatoire pour toutes ventes ou prestations.
Voici les principales différences entre les deux documents :
- Les délais : Un devis est envoyé en amont d’une prestation alors que la facture est envoyée à la fin de cette dernière.
- La valeur légale : Le devis devient un contrat, et donc une preuve, uniquement lorsqu’il est signé. La facture, quant à elle, est automatiquement une preuve d’achat.
- Les mentions obligatoires : Elles sont un élément important sur ces documents. Un devis et une facture ne disposent pas des mêmes mentions obligatoires.
- L’obligation : Dans la plupart des cas, le devis n’est pas obligatoire. Cependant, la facture est obligatoire pour toutes ventes ou prestations.
- La numérotation : Les factures doivent suivre une numérotation chronologique et claire, ce qui n’est pas obligatoirement le cas pour les devis.
Pourquoi est-il important de différencier un devis d’une facture ?
Un devis et une facture sont deux documents complètement différents. Il est important d’en avoir conscience et de bien faire la différence.
Un devis va principalement être un document informatif détaillant les divers articles ou la prestation vendue, ainsi que leur prix. Il est également une offre de contrat puisqu’une fois signée, il engage les parties.
La facture est un document obligatoire. Elle intervient à la fin d’une vente ou d’une prestation. C’est ce document qui sert de preuve d’opération commerciale, elle possède une valeur juridique importante.
Facturer sans devis signé, quels sont les risques ?
Une facture sans devis, cela comporte des risques !
Si le devis n’a pas été signé en amont, le risque majeur est que le client refuse de payer la facture. C’est pourquoi il est alors indispensable de communiquer avec ce dernier afin de comprendre ses motivations.
S’il s’agit d’un problème financier, vous pouvez potentiellement accepter un échéancier de paiement. Dans le cas où il s’agit d’un refus de paiement, vous devez engager une procédure dans les plus brefs délais.
C’est pourquoi, à défaut d’un devis signé, vous pouvez demander à votre client une confirmation écrite de votre accord.
Conclusion
La facture et le devis sont des documents commerciaux et juridiques importants. En effet, nous avons pu remarquer que le devis devient un contrat lorsqu’il est signé. La facture, quant à elle, intervient à la suite d’une vente ou d’une prestation et est une preuve de l’opération commerciale.
Cependant, ces documents doivent être bien distincts. Ils ne comportent pas les mêmes mentions obligatoires et n’ont pas la même utilité
