La dématérialisation et ses avantages
Aujourd’hui, la dématérialisation est plus que jamais au cœur des préoccupations des entreprises. Elle possède un certain nombre d’avantages permettant l’amélioration de nombreux facteurs au sein des entreprises.
La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation est le fait de convertir des factures papiers en factures numériques. Cependant, il ne faut pas la confondre avec la numérisation.
Dématérialiser une facture, ce n’est pas simplement le fait d’envoyer une facture par e-mail. Il s’agit d’un véritable système comptable qui permet l’automatisation de l’envoi des factures fournisseurs au format PDF avec EDI.
C’est pourquoi il est plus juste de parler de dématérialisation des flux plutôt que dématérialisation des documents.
Dématérialiser un document consiste à le produire directement au format numérique, à partir d’un système d’information.
La dématérialisation a été rendue possible grâce au développement de la technologie OCR (Optical Character Recognition). Cette technologie consiste à capturer des éléments à partir d’images ou de documents, puis à les convertir en format texte lisible.
La dématérialisation, que d’avantages !
La dématérialisation peut changer la vie lorsque le projet est bien maîtrisé.
Que ce soit la dématérialisation de factures, du purchase to pay ou encore des bulletins de paie, elle apporte de nombreux avantages.
💰 Réduction des coûts
Le coût manuel de traitement d’une facture coûte en moyenne 11.10€ et peut atteindre les 20€.
La dématérialisation permet une réduction de ce coût à hauteur de 50% pouvant aller jusqu’à 70%, en moyenne.
💪🏻 Gain de productivité
En plus de réaliser des économies, la dématérialisation permet de réels gains de productivité. En effet, grâce à cette dernière, le temps de traitement est réduit de 30%. Le rapprochement automatique entre les commandes et les factures (qui consiste à éliminer le traitement manuel dans le processus) permet à celles-ci d’être mises automatiquement en paiement. Le délai de traitement est considérablement réduit. Les personnes assignées à ces tâches chronophages peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La compétitivité de l’entreprise est alors renforcée.
✅ Gain d’espace
La numérisation des factures et donc la dématérialisation vont permettre un gain d’espace. Toutes vos factures seront stockées de façon numérique. Les placards remplis de dossiers, c’est terminé !
👌🏻 Accès aux données simplifiées
Dématérialiser ses documents permet de centraliser les informations et de les rendre accessibles à tout moment, peu importe ou l’on est.
📊 Traçabilité des documents
La solution de dématérialisation permet de tracer le cycle de vie d’une facture. On peut retracer tout le parcours de la facture, de son arrivée à son archivage. Cela permet une piste d’audit fiable de qualité et renforcée.
⏱ Gain de temps
Le fait de centraliser les informations et d’avoir un accès simplifié va permettre un gain de temps. En effet, avoir accès aux données facilement et rapidement, évite de longs moments de recherches dans les archives.
🍃 Réduire l’empreinte écologique
Grâce à la dématérialisation, plus besoin de papier. Cela permet à une entreprise de réduire son empreinte écologique.
🗂 Archivage simplifié
Une fois numérisés, les documents sont stockés plus facilement. L’archivage numérique permet de sécuriser vos données et de les rendre accessibles plus facilement. La gestion d’information devient aussi plus efficace.
Pourquoi passer à la dématérialisation devient urgent ?
La facture électronique, ça approche
Dès le 1er Juillet 2024, toutes les entreprises, peu importe leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques.
Par la suite, elles auront l’obligation de les émettre.
Rappel du calendrier de la réforme :
Syleg vous accompagne
Syleg est intégrateur de solution de dématérialisation depuis 2009.
Notre équipe d’experts est capable de couvrir toutes les dimensions de votre projet de dématérialisation, pour vous accompagner dans la réussite de sa mise en place.
Notre pôle conseil réalise un audit de vos processus avant de vous proposer la/les solution(s) la/les plus adaptée(s) à votre entreprise.
Nos solutions s’adaptent aussi bien aux TPE/PME qu’aux grandes entreprises et aux ETI.
Vous avez des questions concernant votre projet de dématérialisation ? Contactez-nous.